Электронный документооборот для маркетплейса: подключаем за три шага

Главные особенности ЭДО для маркетплейса:

• Документы для маркетплейса необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью. ИП и юридические лица могут получить ее бесплатно в удостоверяющем центре ФНС или в одном из аккредитованных удостоверяющих центров.
• Маркет присылает закрывающие документы два раза в месяц.
• Через оператора ЭДО можно получить закрывающие документы по договору на оказание услуг маркетплейса «Яндекс Маркет» и по договору на оказание услуг по продвижению сервиса.
• Если вы работаете с маркировкой «Честного знака», ЭДО пригодится для передачи Маркету УПД с кодами всех поставляемых единиц товара.

После успешного подключения к провайдеру ЭДО и настройки обмена документами с Маркетом можно отказаться от бумажных копий.

Первые электронные документы по договору на оказание услуг маркетплейса придут в том месяце, когда вы перешли на ЭДО.

Чтобы получить приглашение, нужно подключиться к одному из двух операторов электронного документооборота, с которыми сотрудничает Яндекс.

Шаг 1

Мы подготовили таблицу с особенностями двух операторов электронного документооборота, чтобы вам было проще выбрать подходящий сервис.

Шаг 2.

Еще можно отправить приглашение самостоятельно. Нужно зайти в личный кабинет на Маркете, выбрать раздел «Бухгалтерия» и нажать «Закрывающие документы». Далее — подтвердить намерение подключить ЭДО и выбрать оператора, с которым вы подписали договор на предыдущем шаге.

Шаг 3.

Закрывающие документы по услугам продвижения маркетплейс присылает в виде шаблонов. Партнерам на ОСН нужно заполнить пустые поля, подписать документ и отправить Маркету.

Как подписать документы в «Диадоке»:

• Найдите шаблон документа от Яндекса в папке «Входящие» в личном кабинете оператора.
• Откройте шаблон, нажмите кнопку «Создать пакет исходящих документов».
• После создания пакета исходящих документов нажмите кнопку «Подписать и отправить».
• Укажите номер счета-фактуры, нажмите кнопку «Подписать 2 документа».

• Откройте страницу входящих документов.
• Найдите и откройте документ «Подписание реализации».
• Откройте счет-фактуру и нажмите кнопку «Редактировать». Укажите номер вашего документа.
• Нажмите «Ввести данные», выберите вариант «Данные введены».
• Нажмите «Подписать». Документы будут утверждены и отправлены Маркету.

После отправки документов Маркет отзовет шаблоны. Если вы прислали все документы за все периоды, то уже на следующий рабочий день из личного кабинета исчезнет напоминание прислать недостающие документы, а Маркет выплатит вам вознаграждение в соответствии с выбранным графиком выплат.

В разделе «Закрывающие документы» меню «Бухгалтерия» личного кабинета можно загрузить копии документов за выбранный период по нужному договору и узнать, что еще нужно прислать.

Правильно заполняйте документы по шаблонам и отправляйте их до 15-го числа каждого месяца, иначе команда маркетплейса не сможет их обработать и выплатить вознаграждение за месяц.

• Не изменяйте шаблон или пакет документов в шаблоне. Каждый шаблон — это готовый пакет документов. В него нельзя вносить изменения или добавлять дополнительные документы. Единственное исключение — нужно добавить номер счета-фактуры, если вы работаете на общей системе налогообложения.
• Создавайте документы только из шаблона. Представители Маркета не смогут обработать документы, если вы создали их не из шаблонов. Через некоторое время после отправки проверьте статус шаблонов. Если он изменился на «Отозван», значит, вы все сделали правильно.
• Указывайте номер счета-фактуры для ОСН. Если не нумеруете счета-фактуры, напишите в документе любую цифру. Представители Маркета аннулируют документы с прочерком или пометками «БН», «б/н», «б\н» в поле номера счета-фактуры. Если не указали номер счета-фактуры и уже отправили документ, через некоторое время он придет снова.

• Не указывайте номер при заполнении акта об оказанных услугах. Для общей и упрощенной системы налогообложения не нужно указывать номер в документе. Маркет не примет его на учет.
• Не отклоняйте и не аннулируйте шаблоны.Заполнить и отправить документы можно только при наличии активных шаблонов. После получения документов от партнера шаблон автоматически перейдет в статус «Отозван».
• Не подписывайте документы, предназначенные для другого подписанта. Если у вас изменился подписант, представители Маркета должны внести изменения в шаблоны документов. Отправьте запрос через форму и приложите пакет документов, подтверждающих полномочия подписанта.
• Следите за сроком действия ЭЦП. Сертификат ключа проверки ЭЦП обычно действует год, потом его нужно обновлять. Подписанные ранее документы будут действительны, а подписать новые без действующего сертификата не получится. Его можно получить у оператора ЭДО.
• Внимательно проверяйте документы. Если нашли ошибку в файле после отправки, отклонить его не получится. Если Маркет уже принял и подписал ваши документы, исправить ошибку не получится.