Стать продавцом

Отказное письмо для маркетплейса поможет вызвать доверие у покупателей к вашему товару

Разбираемся, что такое отказное письмо на продукцию, можно ли без него обойтись и во сколько обойдется оформление

Дата

19.01.23

Рубрика

Начать

Автор статьи

Ирина Задохина

Содержание:

По закону на маркетплейсах можно продавать только те товары, на которые оформлена разрешительная документация — сертификат или декларация соответствия. За отсутствие этих документов можно получить штраф или блокировку аккаунта. Но, что делать, если товар, который вы продаете, не подлежит сертификации соответствия? Все просто: получите для него отказное письмо.

Что такое отказное письмо

Отказное письмо — это необязательный документ, который подтверждает, что для продажи вашего товара не нужна декларация или сертификат соответствия. Для продавцов важно знать, что в нашей стране работают две системы сертификации:

По Постановлению Правительства № 2425.

В соответствии с техническими регламентами Таможенного союза.

Если товар, который был выбран для реализации на маркетплейсах, упоминается в этих актах, на него нужно оформить сертификат или декларацию соответствия. Эти документы подтверждают, что выбранная продукция прошла все необходимые лабораторные испытания, соответствует ГОСТам и техническим регламентам, а значит, она не может навредить людям, животным и окружающей среде.

Обязательно ли оформлять отказное письмо для маркетплейса

В законе нет четких предписаний о том, что продавцы обязаны получать отказные письма для торговли. При этом и большинство маркетплейсов не требуют незамедлительной загрузки документов при добавлении товаров на сайт.

Однако для безопасной торговли отказные письма нужны всем, кто продает товары на интернет-площадках, и вот почему — в любой момент сотрудники маркетплейса могут запросить разрешительные документы по требованию:

покупателя, который усомнился в качестве продукции;
контролирующих органов, например налоговой или Роспотребнадзора.

Если продавец не сможет оперативно прислать документ, площадка вправе заблокировать его карточку и убрать ее из выдачи до тех пор, пока будут идти разбирательства. Поэтому маркетплейсы рекомендуют оформлять отказные письма еще до старта продаж.

Для игрушек 18+ с зарядкой от сети нужно оформить декларацию соответствия. Однако если у изделия напряжение менее 3,5 В, можно оформить отказное письмо. В этом случае следует обратиться в сертификационный центр и указать напряжение и код товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности. Код можно найти в классификаторе ТН ВЭД.

Роман Воробьев,
основатель бренда Deep Beauty

Чтобы повысить доверие покупателей к своим товарам, некоторые продавцы на всю продукцию получают сертификат соответствия. Но это довольно дорогая и длительная процедура, поэтому большинство продавцов для обязательных товаров оформляют сертификаты и декларации, а для остальных — отказные письма.

Кто выдает отказные письма

Самостоятельно написать отказное письмо для своего товара нельзя. Способы его получения зависят от того, чей товар вы продаете на маркетплейсе:

Если вы перепродаете товар российского производства, который покупаете напрямую у поставщика, запросите отказное письмо на продукцию у него. Продавец обязан предоставить документ по запросу.

Перепродаете товар иностранного производства или производите сами — сразу обращайтесь в один из центров сертификации.

Оформить отказное письмо можно в специальных сертифицированных центрах. Но сделать это могут только самозанятые, ИП и организации, зарегистрированные в России. Физические лица и иностранные компании не имеют права оформлять отказные письма. Однако прежде чем обращаться в центр, проверьте организацию по следующим критериям:

Зайдите на сайт сертификационного центра. Найдите его реестровый номер в формате RA.RU.12АB34. Обычно организации указывают его в разделе о компании или в контактах.

Введите реестровый номер центра в специальном реестре аккредитованных организаций.

Проверьте, является ли организация действующей.

На сайте Росаккредитации можно проверить нужную информацию

Обратитесь в 3–4 таких центра, чтобы сравнить условия предоставления документов, цены и сроки. Также в любом аккредитованном центре по сертификации можно получить консультацию и проверить, точно ли для вашей продукции можно ограничиться только отказным письмом.

Как получить отказное письмо для маркетплейса

Для получения отказного письма нужно собрать все необходимые документы и предоставить их выбранному центру сертификации: отвезти документы лично или направить по почте.

Так как для продукции, не подлежащей сертификации, не требуется проведения лабораторных испытаний и исследований образцов, процедура проводится в упрощенном порядке. Эксперт центра просто проверяет документы, которые получил от продавца, сверяется с регламентами Таможенного союза и нормами законодательства. Обычно этот процесс длится не дольше двух дней. Если все в порядке, готовый документ можно забрать самостоятельно или попросить, чтобы его отравили курьерской службой или заказным письмом по почте.

Необходимые документы

Требования к пакету необходимых документов у центров сертификации могут незначительно различаться. Чаще всего просят:

Заявление — образец и форму для заполнения выдаст сам центр сертификации.

Реквизиты заказчика — юридическое название компании, ИНН, ОГРН, Ф. И. О. руководителя компании или реквизиты ИП, если за отказным письмом обращается предприниматель. Когда документ требуется самозанятому, ему достаточно указать свое имя и ИНН.

Наименование товарной группы или конкретного товара. Также можно указать коды ТН ВЭД и ОКПД 2.

Если вы продаете продукцию от заграничного поставщика, нужна копия контракта или инвойса — документа, который используют для выставления счета и запроса оплаты товаров от иностранного контрагента.

Сведения о товаре — его технические характеристики, фотографии, этикетки. Отправлять образцы самого товара для получения отказного письма не нужно.

Стоимость оформления отказного письма

Единой цены на услугу не существует — она зависит от ценовой политики центра аккредитации. Обычно стоимость оформления отказного письма — от 3 000 до 6 000 рублей, в зависимости от типа продукции.

Отказное письмо можно получить сразу на несколько товаров из вашего ассортимента. Дело в том, что закон разрешает включить до 20 наименований продукции в один документ. Поэтому перед оформлением письма тщательно проверьте список продукции, который вы собираетесь туда включить.

Если в вашем ассортименте представлено 50 разновидностей заколок для волос, не обязательно получать отказное письмо на каждый артикул: достаточно получить одно отказное письмо на тип товара, а затем добавить его реквизиты в карточку к каждой единице.

Имейте в виду: в уже готовый документ добавлять новые товары нельзя. Поэтому, если в будущем вы решите расширить ассортимент, на новинки придется получать новое отказное письмо.

Как выглядит отказное письмо

Универсальной формы для отказного письма не существует. Каждый центр аккредитации оформляет документ так, как считает нужным. Но есть перечень данных, которые обязательно должны быть указаны в любом отказном письме:

название и данные организации, выдавшей документ;

информация о заявителе — название компании или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;

дата составления и исходящий номер отказного письма;

сведения о продукции, а также её код ОКП или ТН ВЭД;

информация о том, что для указанной продукции не требуется сертификация и декларирование, а также обоснование такого решения — ссылки на нормативные акты или регламенты Таможенного союза.

Как правило, сертификационные центры печатают отказные письма на специальных бланках. В конце письма обязательно должна стоять печать центра и эксперта, выдавшего документ.

Образец отказного письма. Текст будет различаться у разных сертификационных центров

В отказных письмах сертификационные центры не указывают точных сроков действия. По закону документ считается действительным, пока товар, указанный в нем, не войдет в перечень продукции, подлежащей сертификации. В таком случае придется запускать процедуру сертификации, чтобы заниматься продажами.

Обратите внимание: законодательство в отношении товаров, которые подлежат декларированию и сертификации, регулярно обновляется. Поэтому продавцам нужно хотя бы раз в полгода перепроверять, не распространяются ли требования по сертификации на их продукцию.

Коротко о главном

Отказное письмо на продукцию — это документ, который подтверждает, что для товара не нужна сертификация или декларирование. Это значит, что продавать его можно без специальной разрешительной документации.

В законах нет четкого требования для всех продавцов оформлять такие письма, но маркетплейсы могут просить селлеров их предоставить.

Если не отправить копию письма по запросу, карточку заблокируют. Продаж не будет, пока продавец не решит вопрос.

Чтобы проверить, нужно ли вам отказное письмо для торговли на маркетплейсах, изучите законодательство о сертификации. Документов много, а формулировки в нормативных актах бывает непросто понять. Поэтому лучше еще до старта продаж обратиться в специальный сертификационный центр за консультацией.

Оформление документа занимает 1–2 дня, а стоимость варьируется от 3 000 до 6 000 рублей. Отказное письмо можно получить только на одно юрлицо, но чтобы сэкономить, можно включить в него до 20 позиций из ассортимента.

Закон не устанавливает четких критериев к формату документа, но есть данные, которые обязательно должны быть указаны в письме, чтобы оно считалось корректным.

У отказного письма нет срока годности. Оно действительно пока товар, который в нем указан, не попадет под требования об обязательной сертификации или обязательном декларировании.