Отказное письмо для маркетплейса поможет вызвать доверие у покупателей к вашему товару

Однако для безопасной торговли отказные письма нужны всем, кто продает товары на интернет-площадках, и вот почему — в любой момент сотрудники маркетплейса могут запросить разрешительные документы по требованию:

• покупателя, который усомнился в качестве продукции;
• контролирующих органов, например налоговой или Роспотребнадзора.

Если продавец не сможет оперативно прислать документ, площадка вправе заблокировать его карточку и убрать ее из выдачи до тех пор, пока будут идти разбирательства. Поэтому маркетплейсы рекомендуют оформлять отказные письма еще до старта продаж.

Самостоятельно написать отказное письмо для своего товара нельзя. Способы его получения зависят от того, чей товар вы продаете на маркетплейсе:

• Если вы перепродаете товар российского производства, который покупаете напрямую у поставщика, запросите отказное письмо на продукцию у него. Продавец обязан предоставить документ по запросу.


• Перепродаете товар иностранного производства или производите сами — сразу обращайтесь в один из центров сертификации.

Оформить отказное письмо можно в специальных сертифицированных центрах. Но сделать это могут только самозанятые, ИП и организации, зарегистрированные в России. Физические лица и иностранные компании не имеют права оформлять отказные письма. Однако прежде чем обращаться в центр, проверьте организацию по следующим критериям:

1. Зайдите на сайт сертификационного центра. Найдите его реестровый номер в формате RA.RU.12АB34. Обычно организации указывают его в разделе о компании или в контактах.


2. Введите реестровый номер центра в специальном реестре аккредитованных организаций.


3. Проверьте, является ли организация действующей.

Так как для продукции, не подлежащей сертификации, не требуется проведения лабораторных испытаний и исследований образцов, процедура проводится в упрощенном порядке. Эксперт центра просто проверяет документы, которые получил от продавца, сверяется с регламентами Таможенного союза и нормами законодательства. Обычно этот процесс длится не дольше двух дней. Если все в порядке, готовый документ можно забрать самостоятельно или попросить, чтобы его отравили курьерской службой или заказным письмом по почте.

Требования к пакету необходимых документов у центров сертификации могут незначительно различаться. Чаще всего просят:

• Заявление — образец и форму для заполнения выдаст сам центр сертификации.


• Реквизиты заказчика — юридическое название компании, ИНН, ОГРН, Ф. И. О. руководителя компании или реквизиты ИП, если за отказным письмом обращается предприниматель. Когда документ требуется самозанятому, ему достаточно указать свое имя и ИНН.


• Наименование товарной группы или конкретного товара. Также можно указать коды ТН ВЭД и ОКПД 2.


• Если вы продаете продукцию от заграничного поставщика, нужна копия контракта или инвойса — документа, который используют для выставления счета и запроса оплаты товаров от иностранного контрагента.


• Сведения о товаре — его технические характеристики, фотографии, этикетки. Отправлять образцы самого товара для получения отказного письма не нужно.

Имейте в виду: в уже готовый документ добавлять новые товары нельзя. Поэтому, если в будущем вы решите расширить ассортимент, на новинки придется получать новое отказное письмо.

• название и данные организации, выдавшей документ;


• информация о заявителе — название компании или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;


• дата составления и исходящий номер отказного письма;


• сведения о продукции, а также её код ОКП или ТН ВЭД;


• информация о том, что для указанной продукции не требуется сертификация и декларирование, а также обоснование такого решения — ссылки на нормативные акты или регламенты Таможенного союза.

Как правило, сертификационные центры печатают отказные письма на специальных бланках. В конце письма обязательно должна стоять печать центра и эксперта, выдавшего документ.

Обратите внимание: законодательство в отношении товаров, которые подлежат декларированию и сертификации, регулярно обновляется. Поэтому продавцам нужно хотя бы раз в полгода перепроверять, не распространяются ли требования по сертификации на их продукцию.

1. Отказное письмо на продукцию — это документ, который подтверждает, что для товара не нужна сертификация или декларирование. Это значит, что продавать его можно без специальной разрешительной документации.


2. В законах нет четкого требования для всех продавцов оформлять такие письма, но маркетплейсы могут просить селлеров их предоставить.


3. Если не отправить копию письма по запросу, карточку заблокируют. Продаж не будет, пока продавец не решит вопрос.


4. Чтобы проверить, нужно ли вам отказное письмо для торговли на маркетплейсах, изучите законодательство о сертификации. Документов много, а формулировки в нормативных актах бывает непросто понять. Поэтому лучше еще до старта продаж обратиться в специальный сертификационный центр за консультацией.


5. Оформление документа занимает 1–2 дня, а стоимость варьируется от 3 000 до 6 000 рублей. Отказное письмо можно получить только на одно юрлицо, но чтобы сэкономить, можно включить в него до 20 позиций из ассортимента.


6. Закон не устанавливает четких критериев к формату документа, но есть данные, которые обязательно должны быть указаны в письме, чтобы оно считалось корректным.


7. У отказного письма нет срока годности. Оно действительно пока товар, который в нем указан, не попадет под требования об обязательной сертификации или обязательном декларировании.