Что такое ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) — это когда вы обмениваетесь документами с клиентами, поставщиками и госорганами не на бумаге, а через интернет. Всё официально: документы с электронной подписью имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.
Вместо того чтобы распечатывать акты, ставить печати и отправлять курьера, компании просто подписывают документы в онлайн-системе и отправляют через оператора ЭДО. Всё — документ уже у контрагента. А если надо, и в Налоговой тоже.
Как работает ЭДО
Сначала компания подключается к оператору ЭДО — это посредник, который обеспечивает защищённую передачу и хранение документов. Далее схема простая:
- Подписали документ с помощью электронной подписи.
- Отправили его через систему.
- Контрагент получил, подписал со своей стороны.
- Документ хранится в электронном архиве, к которому можно вернуться в любой момент.
Никаких бумажных архивов, потерь или «не дошло по почте».
Какие документы можно передавать через ЭДО
Через электронный документооборот можно отправлять всё, что раньше носили в папках:
- счета-фактуры;
- УПД (универсальные передаточные документы);
- акты выполненных работ;
- товарные и товарно-транспортные накладные;
- договоры и соглашения;
- товарные чеки.
Некоторые из этих документов обязательны для ЭДО — например, УПД между юрлицами. Другие можно использовать по желанию, чтобы упростить документооборот.
Зачем бизнесу нужен ЭДО
- Экономия времени. Не нужно ждать курьера, печатать, подписывать — всё делается за пару минут в электронке.
- Меньше ошибок. Документы не теряются, всё в одном месте.
- Юридическая значимость. Документы с ЭП — полные аналоги бумажных.
- Снижение расходов. Меньше бумаги, расходов на печать и услуги курьеров.
- Обязательность. Для некоторых сфер (например, при работе с госзаказами или с крупными поставщиками) без ЭДО уже никуда.
В двух словах
Электронный документооборот, или ЭДО — это способ работать с документами без бумаги и беготни. Подписали, отправили, сохранили — всё официально, быстро и без лишней головной боли.
