Закрывающие документы: что это, виды и зачем нужны бизнесу

В бизнесе всегда важны два момента: что вы сделали или получили и как это зафиксировали. Во второй части у предпринимателей часто возникают проблемы. 

В статье разбираем документы, которые помогают закрывать сделки без лишних вопросов.

Закрывающие документы — это бумаги, которые подтверждают, что сделка состоялась и стороны выполнили свои обязательства. Например, дизайнер сделал карточки товаров, а вы приняли работу. Тогда обе стороны подписывают акт выполненных работ — один из закрывающих документов. После этого вы переводите деньги исполнителю, и сделка считается закрытой.

Так выглядит закрывающий документ:

Закрывающие документы нужны, чтобы:

• Подтвердить расходы и снизить налоги. Например, налоговая может запросить закрывающие документы, если проводит проверку вашего контрагента. Кроме того, без бумаг не получится возместить НДС или снизить налоги.
• Правильно вести учёт доходов и расходов. Без закрывающих документов финансовая отчётность будет недостоверной. Например, подрядчик из транспортной компании не прислал акт выполненных работ, поэтому бухгалтер не может «закрыть» месяц и увидеть реальную прибыль.

Закрывающие документы от маркетплейса — основа для корректного отражения операций; подробнее о том, как их использовать, написано в материале про бухучёт на маркетплейсах.

Виды и количество закрывающих документов зависят от системы налогообложения компании и конкретной сделки. В таблице перечислили основные, а ниже расскажем про них подробнее.

Как именно отражать закрывающие документы в учёте — один из самых частых вопросов бухгалтеру по маркетплейсам, и ответ на него можно найти в материале с разбором типичных ситуаций.

Акт о выполнении работ или об оказании услуг

Подтверждает, что исполнитель выполнил работу, а заказчик принял результат. Например, что фотограф отснял для продавца новую коллекцию бижутерии. Или строительная фирма сделала ремонт в пункте выдачи заказов.

Документ могут называть по-разному: акт выполненных работ, акт об оказанных услугах, акт приёма-передачи. Обычно его оформляет исполнитель в двух экземплярах: для себя и заказчика. Для документа нет утверждённой типовой формы, поэтому можно создать свою.

Счёт-фактура

Этот документ необходим для налогового учёта. Его оформляют при продаже товаров и услуг, если поставщик является плательщиком НДС, а именно:

• Компании и ИП на общей системе налогообложения.
• Компании и ИП на упрощённой системе налогообложения, если их доход превышает 60 млн рублей в год.

Например, вы работаете как ИП на ОСНО и заказали партию мягких игрушек. Поставщик — компания на ОСНО. Он выставляет вам счёт-фактуру, в котором указана стоимость товара, выделена ставка и сумма НДС. Документ подтверждает, что поставщик начислил налог, а значит, вы можете возместить его.

Счёт-фактуру составляют в двух экземплярах по утверждённой форме — для исполнителя и получателя. Документ нужно выставить в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товара или оказания услуг.

В счёте-фактуре важно правильно заполнить реквизиты контрагентов, прописать наименования товаров, ставку и сумму налога. Если будут ошибки, налоговая может отказать в возмещении НДС.

Товарная накладная

Документ составляет поставщик, если работает с компаниями или ИП. Например, вы производите профессиональную бытовую химию и реализуете клининговым компаниям. В этом случае вы создаёте товарную накладную. В документе указываете количество и стоимость товаров.

Покупатель получает партию и сверяется с накладной. Если всё совпадает, подписывает два экземпляра: один оставляет себе, второй отправляет вам.

Транспортная накладная

Подтверждает, что поставщик передал груз перевозчику, а тот доставил его покупателю. В документе указывают, кто отправляет, перевозит и получает груз. Транспортную накладную оформляет тот, кто заказал перевозку. Это может быть и покупатель, и продавец.

Например, вы купили у производителя из Екатеринбурга тонну косметики и решили быть заказчиком грузоперевозки. Чтобы получить партию, оформляете транспортную накладную на доставку до вашего склада в Москве. Завод упаковывает товар и передаёт его транспортной компании, а она привозит товар.

Для документа есть унифицированная форма, и её составляют в трёх экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Заменяет несколько закрывающих документов. Например, вместо счёта-фактуры и товарной накладной создают только УПД. Документ оформляет продавец в бумажном или электронном виде в двух экземплярах — для заказчика и исполнителя.

Если в вашей компании полностью электронный документооборот, то с 1 января 2026 года УПД станет обязательным — нельзя будет отдельно оформлять счёт-фактуру, товарную накладную или акт.

Отчёт о реализации от маркетплейса напрямую влияет на то, как корректно учесть доход по УСН — без этого документа сложно точно определить налогооблагаемую базу.

Продавцы используют в работе все основные закрывающие документы. Чтобы предпринимателям было удобнее вести учёт, Маркет выставляет дополнительные:

Сводный отчёт по данным статистики. Показывает, сколько товаров и на какую сумму передано в доставку, доставлено покупателям, не выкуплено и возвращено.

• Отчёт агента (отчёт об исполнении поручения и о зачёте взаимных требований). Здесь указаны подробности взаиморасчётов: сколько денег Маркет получил от покупателей, сколько удержал, сколько перевел продавцу.

Закрывающие документы можно оформлять в бумажном виде. Для этого надо скачать и заполнить унифицированный бланк или составить документ самостоятельно. Затем распечатать, подписать и передать заказчику или покупателю.

Чтобы ускорить работу, удобнее использовать специальные сервисы:

• Онлайн-конструкторы документов, например МСП.рф. В сервисе нужно ввести данные по сделке, а система сформирует документ, который нужно распечатать и подписать.
• Бухгалтерские программы вроде 1С. Здесь можно автоматически сформировать счёт-фактуру, накладную или акт, затем распечатать и подписать.
• Системы электронного документооборота (ЭДО), например «Контур-диадок». Электронные закрывающие документы не нужно распечатывать, а заверяют их электронной подписью.

Если вы регулярно оформляете сделки, закрывающие документы быстрее создавать в бухгалтерской программе или в системе ЭДО. Тем, кому бумаги нужны редко, проще скачать и заполнить бланк или использовать онлайн-конструктор.

Важно. Закрывающие документы хранят пять лет. Срок отсчитывается не от даты на документе, а с 1 января следующего года. Допустим, вы подписали акт 25 июля 2025 года — его нужно хранить до 1 января 2031 года.

• Закрывающие документы подтверждают, что продавец и покупатель или заказчик и исполнитель выполнили условия договора и не имеют претензий.
• Количество и виды закрывающих документов, которые нужно оформлять, зависят от системы налогообложения компании и особенностей сделки. Чаще всего предприниматели используют акт выполненных работ, счёт-фактуру, товарную и транспортную накладные. Универсальный передаточный документ (УПД) заменяет несколько стандартных.
• Продавцы на Маркете ещё используют сводный отчёт по данным статистики и отчёт агента.
• Закрывающие документы оформляют в бумажном или электронном виде и хранят пять лет.