Зачем бизнесу гибридный график работы и как его внедрить

• Вы можете установить разный формат гибридного графика. Это могут быть конкретные дни недели, количество часов в месяц или работа по сменам.
• У гибридного графика есть существенные плюсы: экономия на содержании офиса, лояльность сотрудников, рост эффективности, низкая текучка.
• Просто перейти на комбинированный режим работы не получится. Нужно подготовить техническую базу, решить, как вы будете контролировать сотрудников и составить чёткий график посещения офиса.
• Переход на гибридный режим работы должен быть оформлен юридически.

Гибридный формат — это режим работы, при котором сотрудники часть дней работают из дома, а часть — в офисе. По закону, это временный график, но на деле соглашения о гибриде автоматически пролонгируются. 

При этом вовсе не значит, что сотрудник может приходить в офис, когда ему захочется. График нужно закрепить в соглашении или договоре. Есть три варианта.

Все сотрудники приходят в офис в определённые дни. Например, когда в компании проходят общие собрания отделов, важные совещания или мозговые штурмы. 

В такие дни лучше планировать только коммуникацию, а задачи, где нужна концентрация, оставлять для работы из дома.

Здесь у сотрудника есть обязательное количество дней, которые он обязан проводить в офисе, — два дня в неделю, 7 дней в месяц. Он выбирает эти дни сам, но договаривается с коллегами. 

Чтобы не было ситуаций, когда человек приходит, а в офисе никого или, наоборот, яблоку негде упасть, есть сервисы планирования. Они учитывают пожелания сотрудников и составляют график, кому когда можно приходить, чтобы точно найти рабочее место.

Сотрудники делятся на группы — например, по отделам — и составляют расписание. В понедельник и вторник в офисе маркетинг, в среду и четверг — логисты и бухгалтерия.

Из главных плюсов — экономия и комфорт сотрудников.

Содержать офис дешевле. Если часть сотрудников на гибриде, можно снимать офис меньшей площади. А ещё снизить затраты на коммунальные услуги, клининг, воду, бумагу для принтера. Компания ICL, например, благодаря удалёнке и гибриду, смогла расширить штат, но не арендовать большее пространство.

Сотрудники лучше работают. Дома они лучше справляются с задачами, где нужна концентрация и нет отвлекающих факторов в виде кулера с водой. А в офисе проводят встречи и планёрки.

Можете нанимать сотрудников из других городов. Например, когда не получается найти сотрудника из вашего региона, но в соседнем есть классный специалист. Ещё повышается ваша привлекательность как работодателя — в 2025 году 44% работников предпочитают гибридный график работы.

Команда может работать комфортнее и лучше. Например, если работник немного простужен, он может поработать из дома в комфортной обстановке и не брать отгул, чтобы не мучиться в офисе и не заражать коллег. Сотрудники ценят гибкость, поэтому более лояльны компании и реже уходят.

С другой стороны, команда проще относится к ситуациям, возникающим вне рабочего времени. Например, когда нужно отреагировать поздно вечером на задачу.

Вы будете готовы к нештатным ситуациям. У сотрудников есть удалённый доступ к рабочим файлам, мессенджерам, таск-трекерам. Поэтому, если ваш офис вдруг затопит или город парализует из-за снегопадов, работа не остановится.

Сложнее оценивать эффективность. Когда сотрудник работает из офиса, видна его занятость, а когда из дома — только результат. Поэтому нужно оценивать не время за компьютером, а достижение конкретных метрик, например за неделю или месяц.

Нужно защищать данные. Когда сотрудники переключаются между домашним интернетом и защищённой сетью офиса, в корпоративную среду могут попасть вирусы или может произойти утечка чувствительных данных. Поэтому больше внимания нужно уделять IT-безопасности.

Большая нагрузка на IT-поддержку. Сотрудники будут обращаться к администраторам с проблемами, которые от них не зависят. Например, когда дома снизилась скорость интернета и всё перестало работать.  

Нужно контролировать посещение. Может получиться так, что офис пустой или там, наоборот, нет места. 

Например, в Sendsay ввели один обязательный офисный день. Оказалось, что в этот день работа практически встаёт. К юристам, бухгалтерам выстраивается очередь. Сотрудники специально откладывают некоторые задачи именно на эту дату, чтобы устно обсудить некоторые вопросы.

Чтобы такого не было, нужно прописать дни посещения в договоре или использовать приложения для бронирования рабочих мест. 

Сотрудники на гибриде позже получают информацию. Поэтому очные собрания нужно транслировать для тех, кто находится дома. А ещё ввести правила для постановки задач или звонков. Например, если кто-то организовывает звонок, но не предупреждает коллег в чате, присутствовать необязательно.

Сотрудники не считают себя частью команды. Из-за этого работники, которые редко появляются, могут легко уволиться, даже если найдут работу с зарплатой чуть выше.

Собрали все плюсы и минусы в таблицу.

Переход на гибридный график не страшен, если всё сделать правильно. Три правила, которые в этом помогут.

Во время работы из дома сотрудник не должен чувствовать разницы в доступе к инструментам. Гигиенический минимум сервисов для совместной работы — мессенджер, таск-трекер и сервис для видеозвонков.

Что ещё стоит предусмотреть:

• заведите облачное хранилище для файлов, чтобы сотрудники могли обмениваться документами;
• составьте инструкцию, как пользоваться всеми инструментами: настроить почту, войти в корпоративный мессенджер, разобраться в таск-трекере;
• оцифруйте все инструкции, правила и контакты, чтобы сотрудник мог в любое время найти нужного человека или регламент.

Например, есть Agile: проект делится на конкретные задачи, у каждой свой приоритет и сроки, а работа идёт спринтами. В начале каждого команда выбирает задачи на спринт, в конце — подводит итоги и обсуждает трудности, которые возникли. 

Здесь пригодятся инструменты планирования — CRM и таск-трекеры. Они помогут не терять задачи, видеть всю коммуникацию и быть в контексте происходящего.

Эксперты Sendsay советуют опираться на чёткие задачи, прозрачный процесс выполнения и регулярные рабочие синхронизации. Тогда совершенно неважно, где физически находится сотрудник.

И объясните сотрудникам, почему их важно соблюдать. Например, стоит договориться о таких вещах:

• времени, когда все обязаны быть на связи, например с 11:00 до 15:00;
• скорости реакции в мессенджере на ответ и в трекере на новую задачу;
• времени проведения ежедневных 15-минуток, например в 10:00;
• правилах этикета: каким тоном общаться, когда можно писать или звонить по работе.

Просто подойти и сказать «теперь ты на гибриде» нельзя, нужно подготовить документы.

Прежде чем переводить человека на смешанный формат работы, у вас в компании должно появиться «Положение о дистанционной (комбинированной) работе». В нём нужно прописать общие правила, например когда нужно быть онлайн, как компенсируются расходы, каковы дни посещения в офисе. Документ нужен для того, чтобы не перечислять все эти пункты в каждом договоре. 

Ознакомьте сотрудника с положением и попросите расписаться в листе ознакомления.

По статье 312.1 перевод на комбинированный режим работы меняет условия договора, а значит, нужно зафиксировать это юридически. Укажите суть изменений, когда сотрудник должен приходить в офис и каковы сроки действия такого графика работы. 

Вот пример бланка такого соглашения.

После того как сотрудник подписал дополнительное соглашение, издайте приказ. Ещё раз укажите даты начала работы в новом формате и ответственных. Например, IT-специалист отвечает за удалённый доступ к облачным хранилищам, а бухгалтер  — за учёт времени согласно табелю для комбинированного режима. 

Образец приказа 

По статье 312.6 вы обязаны обеспечить сотрудника оборудованием. Для этого вам нужно составить акт приёма-передачи. В нём напишите, какую технику и на какой срок вы выдали. 

Кроме этого, вы должны оплачивать компенсацию за использование интернета и электричества. Сумму или порядок расчёта прописывают в дополнительных соглашениях.