У вас есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными

Кратко

1. Матрицу Эйзенхауэра придумал коуч и автор книг Стивен Кови, использовав цитату президента США Дуайта Эйзенхауэра.
2. Наиболее популярна таблица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте, но также используется и для планирования повседневных дел.
3. Матрица позволяет распределить дела по важности и срочности, чтобы не утонуть в потоке текущих задач и быстро потушить пожары.
4. В дальнейшем метод Эйзенхауэра помогает держать перед глазами все срочные и важные задачи, чтобы не допустить срыва дедлайнов.

Матрица, или квадрат Эйзенхауэра, названа по имени президента США Дуайта Эйзенхауэра. Ему принадлежит цитата: 

В 1989 году американский коуч Стивен Кови выпустил книгу «7 навыков высокоэффективных людей». В ней он впервые описал квадрат Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента. Книга быстро стала популярной, а вместе с ней — и этот способ планировать. 

Он представляет собой матрицу приоритетов, которая делит задачи по срочности и важности. Так получаются 4 группы.

Мы часто путаем важность и срочность и считаем, что если задача важная, то делать её нужно прямо сейчас, хотя в это же время могут быть другие мелкие дела — не важные, но требующие немедленного вмешательства.

Квадрант А: срочно и важно

Это задачи, которые нужно сделать прямо сейчас, иначе наступят неприятные последствия. Например: 

• В «Что на счёт» вышла новая статья — нужно прочесть 🙂 
• Срок отгрузки истекает, необходимо срочно отправить товар.
• Карточка нарушила правила маркетплейса, и вам пришло предупреждение о блокировке — нужно исправить карточку. 
• Подошел срок очередного платежа по кредиту — необходимо внести платеж, чтобы банк не начислил пени.

Что делаем: решаем эти задачи в первую очередь.

Квадрант В: важно, но не срочно

Это задачи, которые влияют на бизнес, но делать их прямо сейчас необязательно. Однако, если забудете про них, в какой-то момент они появятся в первом квадранте.

Например:

• Резко упал спрос — нужно проанализировать, что пошло не так.
• Приближается осень, и необходимо спланировать закупку сезонного товара.
• Наступила середина квартала, нужно просчитать маркетинговый бюджет на следующий.

Что делаем: ставим конкретные сроки по каждой задаче и планируем, как будем их выполнять. 

Квадрант С: срочно, но не важно

Это задачи, которые актуальны ограниченный период времени. Но критического влияния на бизнес они не имеют.

Например:

• Новый поставщик отправил коммерческое предложение — нужно ответить.
• Клиент оставил негативный отзыв, надо на него отреагировать.
• Сегодня состоится вебинар по продажам, можно посетить, чтобы узнать о трендах.

Что делаем: выполняем, а потом — делегируем или автоматизируем. Например, можно нанять личного ассистента, который будет разбирать рекламные предложения. Или подключить AI-агента, который сможет проанализировать ваше расписание и выделить слоты для созвонов.

Квадрант С: не срочно и не важно

Это задачи, которые не влияют на бизнес критически и не требуют оперативного решения.

Например:

• Друг посоветовал вам книгу о маркетинге, нужно найти время, чтобы ее прочитать.
• Вам интересно, что сейчас происходит в ритейле, надо проверить новости.
• Вы увидели мотивационный канал, нужно на него подписаться и почитать посты.

Что делаем: оцениваем, нужны ли вам вообще эти действия. Например, чтение мотивационных каналов будет отнимать время, но вряд ли приблизит вас к цели. Если вы считаете, что эти задачи нельзя исключить из списка, то поставьте на них ограничения. Например, чтение отраслевых новостей — не более 10 минут по утрам.

Сначала выпишите все задачи. Затем к каждой задайте три вопроса:

1. она является срочной?
2. она является важной?
3. я — единственный, кто может ее сделать?

Ответы помогут распределить задачи по квадрантам. 

Следующий вопрос — в каком порядке выполнять задачи. Есть три варианта:

• Стандартный способ: сделать задачи из каждого квадранта по порядку.
• Если горят сроки: сделать задачи из квадрантов A и С, затем поставить сроки по В и разобраться с задачами из D.
• Если время терпит: сначала ставим сроки по задачам из B, оставшееся время делим между A и C, потом переключаемся на D.

Матрица Эйзенхауэра показывает, насколько хорош ваш тайм-менеджмент. В идеале, задач из квадранта А должно быть меньше всего – значит, «горящих» дел мало, и вы правильно планируете время. Самый большой список должен получиться в квадранте В. А если задачи из него будут постепенно перемещаться в раздел А – значит, надо поработать над тайм-менеджментом или подумать о помощнике.

В ежедневнике. Самый простой способ — нарисовать таблицу на листке бумаги. Но вычеркивать и добавлять задачи будет не так удобно — когда квадранты заполнятся, придется рисовать новую матрицу.

В Excel-таблице. Тоже простой способ, и матрица будет всегда под рукой — можно вносить дела даже со смартфона.

В онлайн-инструментах. Например, использовать канбан-доски, где каждый столбец — какой-то из квадрантов матрицы. Ещё есть сервисы — например, «Матрица Эйзенхауэра онлайн».  

Кстати, планировать по методу Эйзенхауэра, можно не только рабочие, но и личные дела. Это поможет строить долговременные планы — например, выучить иностранный язык, заняться новым видом спорта или организовать путешествие.

Собрали несколько ошибок, которые могут помешать распределить задачи по матрице.

Путать важное и срочное

Срочное дело — если результат актуален здесь и сейчас. При этом необязательно задача критически важна для бизнеса. Например, вы потеряете скидку, если не ответите поставщику сегодня, но бизнес от этого не рухнет. Важное дело — если результат заметно отразится на бизнесе. При этом, дедлайн у этой задачи необязательно горит — но если не выполнить ее, она переместится в срочные.

Записывать все задачи в квадрант А

Лучше сначала решить, какие задачи можно назвать не срочными или не важными, а оставшиеся занести в группу А. Иначе вы рискуете заполнить первый квадрант не такими срочными делами и упустить из виду более важные.

Выписать не все задачи

Чтобы полностью контролировать загруженность, нужно, чтобы перед глазами были даже мелкие задачи. Иногда мы не замечаем, как время уходит на неважные и несрочные дела, поэтому им стоит уделить особое внимание. 

Не обновлять матрицу

Необходимо регулярно пересматривать свой план, при необходимости переносить задачи из B в А, следить за выполнением С и D и записывать новые задачи.