Как оформить трудовой договор без ошибок: инструкция для ИП и компаний

Если вы ИП или юрлицо и нанимаете сотрудника на постоянную работу, с ним нужно заключить трудовой договор. В документе фиксируют условия работы, зарплату, права и обязанности сторон.

Работать без договора рискованно: это грозит штрафами, доначислением налогов, а в крайних случаях — уголовной ответственностью. В статье разбираем, как правильно составить документ, чтобы защитить бизнес от проверок и взысканий.

Трудовой договор с сотрудником нужен, чтобы:

• Зафиксировать трудовые отношения. Договор подтверждает, что человек официально работает в компании на конкретной должности. Он понимает свои задачи и знает, за что ему платят. А у работодателя есть законные основания требовать результат.

• Определить условия работы. В договоре прописывают зарплату, премии, график работы, отпуск, обязанности сотрудника и ответственность за их неисполнение или прогулы. Благодаря этому стороны заранее знают правила игры.
• Защититься в спорной ситуации. Если между работодателем и сотрудником возникнет конфликт, трудовой договор станет главным документом для трудовой инспекции или суда. Он позволит разрешить спор в рамках законодательства и в соответствии с прописанными условиями.

Если не заключить трудовой договор, можно получить штраф от трудовой инспекции по статье 5.27 КоАП. ИП придётся заплатить от 5 до 10 тысяч рублей, юрлицу — от 50 до 100 тысяч рублей. Также ФНС доначислит НДФЛ и страховые взносы за неоформленных сотрудников и выпишет штраф — 20–40% от неуплаченной суммы.

Их можно разделить на две группы:

• Бессрочный — действует сколько угодно, например месяц, полгода или 15 лет. Прекращается, когда сотрудник увольняется: по собственному желанию или по инициативе работодателя.

• Срочный — заключают на определённый срок, но не больше чем на пять лет. В документе указывают дату начала и прекращения работы.

Срочный трудовой договор выгоден предпринимателю, так как он позволяет нанять сотрудника на конкретный срок и без проблем расстаться с ним, когда работа закончится. Но есть нюанс — для такого договора нужны основания. Они перечислены в статье 59 Трудового кодекса. Например, срочный договор можно заключить, если компания относится к малому бизнесу и в ней работает меньше 35 человек.

• Договор по основному месту работы — для сотрудников, которые постоянно работают в компании. Например, у вас в штате есть бухгалтер и для него это основная работа.
• Договор по совместительству — для тех, кто официально работает в свободное от основной работы время. Например, дизайнер трудится на полную ставку в агентстве, а по совместительству — у вас.

Чтобы трудовой договор соответствовал закону, в нём указывают обязательные условия:

• Сведения о работодателе: название компании или ИП, а также ИНН, КПП, ОГРН, адрес и другие реквизиты.
• Данные сотрудника: ФИО, серию и номер паспорта, адрес.
• Условия и характер работы: конкретное место, где будет работать сотрудник, название должности, описание обязанностей.
• Условия оплаты: размер оклада, северную надбавку или районные коэффициенты, если они есть. Оклад не может быть меньше МРОТ — в 2026 году это 27 093 рубля.
• Место и дату заключения договора — указывают город и число, когда стороны подписывают документ.
• Дату начала работы — прописывают и в бессрочном, и в срочном договоре. В срочном дополнительно указывают и дату окончания.

Заключить договор можно в бумажном виде или в электронном, если используете КЭДО. Вот как выглядит процесс:

Понадобятся паспорт, СНИЛС, ИНН, бумажная трудовая книжка, если работник отказался от электронной формы документа. Если это его первое место работы, вы обязаны оформить электронную трудовую книжку. Как это сделать, объясняют на сайте СФР.

Если сотрудник военнообязанный или призывник, запросите военный билет. При необходимости также попросите диплом об образовании, медкнижку или согласие родителей — когда принимаете на работу несовершеннолетнего.

Работник должен ознакомиться с правилами внутреннего распорядка, инструкцией по охране труда, положением об оплате и премировании. Параллельно с этим вы можете подготовить договор. Используйте стандартный шаблон или создайте документ с учётом специфики бизнеса. Пример первой страницы договора:

Если оформляете бумажный документ, распечатайте его в двух экземплярах: один — для вас, второй — для сотрудника. Подпишите и поставьте печать. Сотрудник также ставит подпись и подтверждает, что он получил свой экземпляр.

Оформить электронный трудовой договор можно в системе КЭДО, которую вы используете, или на Единой цифровой платформе «Работа в России».

По закону приказ делать не обязательно, но некоторые компании создают документ для внутренней отчётности.

Передать данные в Социальный фонд можно в бумажной или электронной форме ЕФС-1. Это нужно сделать на следующий рабочий день после того, как оформили приказ о приёме на работу.

Если у сотрудника электронный документ, данные вносит СФР.

О том, как компаниям закрывать вакансии и не терять деньги, рассказали в статье «Как бизнесу быстрее нанимать сотрудников: советы эксперта».

В договор можно включить дополнительные условия, которых нет в обязательных пунктах. Это сделает трудовые отношения прозрачными и поможет избежать конфликтов. Например, можно прописать испытательный срок, чтобы оценить, подходит ли сотрудник для работы, или условие о неразглашении коммерческой тайны — для защиты конфиденциальной информации.

При оформлении трудового договора компании иногда упускают важные детали —  из-за этого можно получить штрафы.

Например, нельзя устанавливать оклад меньше МРОТ или писать расплывчато вроде «зарплата в размере от 50 до 70 тысяч рублей».

Продолжительность испытания установлена законом. Для рядовых сотрудников — не больше трёх месяцев, для руководителей и главных бухгалтеров — не больше шести месяцев, при срочном договоре на срок от двух до шести месяцев — не больше двух недель.

Например, вы указали, что за опоздания или невыполнение плана штрафуют. Или запретили устраиваться к конкурентам после увольнения из компании.

Часто в договоре пишут, что эти параметры соответствуют общим условиям. Вместо этого нужно указать конкретный режим (например, восьмичасовой рабочий день) или сделать ссылку на внутренние правила трудового распорядка компании.

• Трудовой договор — это письменное соглашение между работодателем и работником. Документ нужен, чтобы официально зафиксировать трудовые отношения, определить условия работы и защитить стороны в случае конфликта. 
• Если не оформить трудовой договор с сотрудником, можно получить штраф: от 5 до 100 тысяч рублей в зависимости от организационно-правовой формы предприятия.
• Договор бывает бессрочным и срочным. У бессрочного есть только дата начала работы, а расторгнуть его можно в любой момент. Срочный договор можно оформить на любой срок, но не больше чем на пять лет.
• В трудовой договор включают обязательные разделы — например, сведения о работодателе и сотруднике, условия работы и оплаты труда, дату начала работы.
• Можно включить дополнительные условия — например, указать продолжительность испытательного срока, условия о неразглашении коммерческой тайны. Важно, чтобы они не противоречили закону и не ухудшали положение сотрудника.