Как всё успевать: четыре техники тайм-менеджмента, которые работают
Тайм-менеджмент — это все что помогает вам эффективно управлять временем. К нему прибегают, если что-то начинает «западать» — бизнес, общение с семьёй или хобби. Тайм-менеджмент не поможет успеть всё — он помогает взять время под контроль и стать продуктивнее.
В статье расскажем, какими инструментами и приложениями для тайм-менеджмента пользуются успешные предприниматели.
Почему вы ничего не успеваете: ошибки тайм-менеджмента
Со временем эти ошибки приводят к снижению продуктивности, к хронической усталости и выгоранию в бизнесе. Решение — не в том, чтобы успевать больше, а в том, чтобы распределять приоритеты и тратить время осознанном.
Как избежать ошибок в тайм-менеджменте
Чтобы правильно распределять время, важно выстроить систему, а уже потом заполнять её задачами. Вот простые советы, как это сделать.
Расставьте приоритеты
Определите направления, в которых хотите двигаться, и отсеивайте всё, что не приближает вас к основным целям.
Иногда так хочется успеть всё сразу, но не стоит форсировать события. Каждому занятию — своё время и место. В моей жизни есть семья, работа, спорт, путешествия и светские мероприятия. Всё это благодаря тому, что я расставила приоритеты.
Оксана Полуэктова,основатель бренда OXIOMA
Структурируйте день
Разбейте день на временные сегменты: когда работаете, когда проводите встречи, когда отдыхаете. Чем меньше будет хаотичных переключений между задачами, тем выше продуктивность.
Нужно заранее организовывать свой день по чёткому графику. Например, я хожу на уроки фортепиано — знаю, что в такое-то время не смогу работать, потому что буду играть Чайковского.
Конечно, все дела не предугадаешь, что-то приходится отменять, но когда есть система — намного легче соблюдать ворклайф-баланс.Анастасия Павлова,основатель бренда LeoHome
Делегируйте рутину
Владельцы бизнеса часто делают всё самостоятельно. Но чем больше рутинных задач на вас, тем меньше времени остаётся на развитие. Наш совет — делегируйте как можно больше задач.
Например, обработку заказов можно передать Яндекс Маркету с помощью модели FBY. Вы просто привозите товары на склад, а сервис берёт на себя хранение, упаковку и доставку.
Когда вышли на Маркет, сразу выбрали модель FBY. Это оказалось очень удобно: на работу с Маркетом я трачу не больше получаса в день, и мне не приходится переживать за доставку до покупателя — вся ответственность за это лежит на Маркете.
Екатерина Жигина,руководитель отдела по работе с маркетплейсами компании «Платочная мозаика»
Четыре рабочие техники тайм-менеджмента
Выбрали несколько проверенных методов, которые помогут предпринимателям организовывать свой день. Эти техники легко внедрить в ежедневную работу, а главное — адаптировать под свой ритм.
Метод «Помодоро»
Принцип «Помодоро» — это когда вы работаете интервалами, делая небольшие перерывы между задачами.
Какую проблему решает. Метод позволяет концентрироваться на одном деле, уменьшает влияние отвлекающих факторов, а главное, помогает выполнять задачи, которые хочется отложить.
Кому подходит. Тем, кому сложно настроиться на работу, кто постоянно отвлекается во время рутинных задач, но хочет побороть прокрастинацию.
Канбан-метод
Это визуальное управление задачами. Изначально метод был создан для сотрудников компании Toyota, но затем стал популярным среди предпринимателей.
Какую проблему решает. Канбан наглядно показывает прогресс по задаче и упрощает восприятие, отображая пройденные шаги.
Кому подходит. Тем, кто работает с несколькими проектами одновременно и кому важно видеть полную картину перед глазами. Метод также подходит командам — для организации проектной работы.
Система 4D
Эта система помогает быстро сортировать задачи, чтобы не тратить время на то, что можно отложить или вовсе не делать.
Какую проблему решает. Система 4D помогает сфокусироваться на том, что действительно важно, и не перегружаться.
Кому подходит. Тем, кто перегружен задачами и не успевает их выполнять.
Метод ZTD
ZTD (Zen to Done) — это упрощённый вариант популярного метода GTD (Getting Things Done). Он предлагает поэтапное внедрение привычек: сначала — ведение списка дел, после — расставление приоритетов, затем — анализ выполненного.
Какую проблему решает. Метод делает планирование дня более гибким и удобным и позволяет навести порядок в делах без жёстких рамок.
Кому подходит. Идеален для тех, кто хочет внедрить тайм-менеджмент постепенно и кому сложно следовать жёстким системам управления временем.
Лучшие приложения для тайм-менеджмента
Проанализировали несколько приложений, которые помогают организовать задачи, управлять проектами, следить за дедлайнами и фокусироваться на работе. Все доступны в России без ограничений.
Яндекс Трекер для бизнеса — сервис для визуального управления проектами
С помощью Яндекс Трекера можно обрабатывать сообщения от пользователей, согласовывать договоры, автоматизировать рутинные задачи
Кому подойдёт. Тем, кто предпочитает визуальные методы управления задачами. Удобно использовать для управления проектами и для командной работы.
Как работает. Трекер работает как канбан-доска: в колонки доски можно прикреплять файлы, распределять задачи по приоритетам и ответственным, ставить дедлайны и отслеживать выполнение.
Плюсы:
- Гибкая настройка процессов и автоматизация.
- Удобен для работы с командой.
- Глубокая интеграция с другими сервисами Яндекса.
Минусы:
- Может быть избыточным для небольших команд или индивидуального использования.
- Интерфейс может показаться сложным для новичков.
Todoist — приложение для организации задач и списков
Приложение доступно на разных платформах, а ещё в нём есть система мотивации: пользователи получают очки за достижение целей
Кому подойдёт. Тем, кто хочет держать задачи под контролем, пользуясь сервисом с простым и понятным интерфейсом.
Как работает. Позволяет создавать списки задач, ставить дедлайны, устанавливать приоритеты и напоминания. Можно работать в одиночку или с командой, синхронизируя задачи между разными устройствами.
Плюсы:
- Простая и понятная структура.
- Удобные напоминания и приоритеты.
- Интеграция с Google Calendar и другими сервисами.
Минусы:
- Ограниченный функционал в бесплатной версии.
- Не хватает детального управления подзадачами.
Pomofocus — сервис-таймер для фокусировки на задачах
Pomofocus позволяет составлять распорядок дня, собирать статистику по дням и неделям и сравнивать ваши результаты с результатами других пользователей
Кому подойдёт. Тем, кто хочет научиться фокусироваться на задачах и повысить продуктивность за счёт коротких рабочих слотов.
Как работает. Таймер помогает чередовать работу и отдых по технике «Помодоро»: 25 минут фокусировки — перерыв 5 минут. Временные интервалы можно настраивать под себя.
Плюсы:
- Помогает бороться с отвлекающими факторами.
- Не даёт перегружаться.
- Простой интерфейс.
Минусы:
- Требует самодисциплины.
- Не подойдёт тем, кто работает над длинными задачами без перерывов.
SingularityApp — приложение-планировщик для управления задачами
В SingularityApp можно выстраивать иерархию задач и проектов, добавлять теги и напоминания
Кому подойдёт. Тем, кто ищет универсальный инструмент для управления задачами.
Как работает. Позволяет вести список дел, управлять проектами и расставлять приоритеты. Поддерживает методологию GTD (Getting Things Done), что помогает разбивать задачи на этапы и контролировать их выполнение.
Плюсы:
- Интуитивно понятный интерфейс.
- Гибкая настройка под индивидуальные потребности.
- Работает офлайн, доступен на всех платформах.
Минусы:
- В бесплатной версии есть ограничения на количество проектов.
- Может потребоваться время на освоение.
Чек-лист: организуйте свой рабочий день прямо сейчас
- Составьте список дел на день
- Определите три ключевые задачи
- Удалите из списка то, что не важно
- Запланируйте время на неожиданные дела и отдых
- Подведите итоги в конце дня и спланируйте следующий
