Накладная: что это такое и для чего нужна в бизнесе

Накладная — это документ, который подтверждает, что одна сторона передала товар, а другая его приняла. Продавец отгрузил, покупатель получил — это зафиксировано на бумаге или в электронном виде. 

Оформление накладной не формальность, а защита. Если товар потерялся или приехал не по адресу, именно по накладной можно доказать факт ошибки.

Вам может быть полезно:

Где искать поставщиков товаров: гайд для продавцов

Какие документы нужны для работы на Маркете

Как вести бухгалтерский учёт на маркетплейсах

В бизнесе чаще всего используют три вида накладных:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — фиксирует сам факт передачи товара. Используется в торговле, в том числе между юрлицами и ИП.
• Товарно-транспортная накладная (ТТН) — используется при перевозке. Подтверждает, что товар отгружен, перевезён и получен. Транспортная накладная важна, если доставка проводилась через логистическую компанию.
• Универсальный передаточный документ (УПД) — это два в одном: и накладная, и счёт-фактура. Позволяет сократить документооборот и упростить учёт.

На маркетплейсах часто автоматически формируют электронные накладные — остаётся только подписать бумажный или электронный документ.

Накладная решает сразу несколько задач:

• Подтверждает факт передачи. Без неё непонятно, кто и когда получил товар.
• Защищает в спорах. Есть документ с подписью — есть доказательство. Без накладной доказать что-то будет сложно.
• Нужна для бухгалтерии. Товар попал на склад — значит, его можно учитывать и списывать.
• Требуется в логистике. Без накладной перевозчики просто не возьмут груз.
• Нужна для Налоговой. Особенно если бизнес на ОСНО — без накладных не будет вычетов по НДС.

Накладная — это официальный документ, который подтверждает передачу товара. Она нужна для отчётности, логистики и урегулирования споров.