Электронная подпись (ЭП): что это, какие бывают виды и зачем она нужна

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог вашей подписи на бумаге. С помощью ЭП можно подписывать документы онлайн — они будут иметь ту же юридическую силу, как если бы вы их подписали ручкой. 

Вам может быть полезно:

Электронный документооборот для маркетплейса: подключаем за три шага

Какие документы нужны для работы на Маркете

Есть три вида электронных подписей:

• Простая ЭП — в виде кода из СМС или электронной почты. Используется для простых действий, например входа на Госуслуги или подтверждения заявки. Юридической силы почти не имеет.
• Усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП) — создаётся с помощью криптографии. Подходит для внутреннего документооборота компании, но не всегда принимается государством.
• Усиленная квалифицированная ЭП (КЭП) — самая «официальная». Выдаётся через удостоверяющий центр, верифицируется ФНС. Именно с КЭП работают юрлица и ИП — для сдачи отчётности, подписания контрактов, работы с ЭДО и площадками вроде Маркета.

Чтобы подписывать документы, нужен ключ — это специальный файл или токен, защищённый паролем. Его выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифрой. Также потребуется ПО — чаще всего это бесплатные программы, которые можно установить на компьютер.

Вот так выглядит процесс электронной подписи:

Когда вы подписываете документ, система ставит вашу электронную подпись и шифрует файл. Получатель видит, кто и когда его подписал, и может проверить, что документ не подделан.

Вот что вы можете делать с электронной подписью:

• подписывать договоры с партнёрами удалённо — без поездок и курьеров;
• сдавать отчётность в Налоговую;
• подключаться к ЭДО;
• участвовать в тендерах;
• регистрироваться на маркетплейсах и подтверждать действия в личном кабинете;
• взаимодействовать с Госуслугами.

Сегодня ЭП — это уже не опция, а необходимость, особенно если вы юрлицо или ИП. Маркетплейсы, банки, Налоговая — цифровая подпись понадобится везде.

Электронная подпись — это ваша цифровая ручка. Подписывайте договоры, акты и счета прямо с компьютера — без бумаги, сканера и курьеров. При этом документ с ЭП имеет ту же силу, что и с живой подписью.