ЭДО (электронный документооборот): что это, как работает и зачем нужен бизнесу

Вам может быть полезно

Электронный документооборот для маркетплейса: подключаем за три шага

Какие документы нужны для работы на Маркете

Какую систему налогообложения выбрать для торговли на маркетплейсах

Как вести бухгалтерский учёт на маркетплейсах

Сначала компания подключается к оператору ЭДО — это посредник, который обеспечивает защищённую передачу и хранение документов. Далее схема простая:

• Подписали документ с помощью электронной подписи.
• Отправили его через систему.
• Контрагент получил, подписал со своей стороны.
• Документ хранится в электронном архиве, к которому можно вернуться в любой момент.

Никаких бумажных архивов, потерь или «не дошло по почте».

Через электронный документооборот можно отправлять всё, что раньше носили в папках:

• счета-фактуры;
• УПД (универсальные передаточные документы);
• акты выполненных работ;
• товарные и товарно-транспортные накладные;
• договоры и соглашения;
• товарные чеки.

Некоторые из этих документов обязательны для ЭДО — например, УПД между юрлицами. Другие можно использовать по желанию, чтобы упростить документооборот.

• Экономия времени. Не нужно ждать курьера, печатать, подписывать — всё делается за пару минут в электронке.
• Меньше ошибок. Документы не теряются, всё в одном месте.
• Юридическая значимость. Документы с ЭП — полные аналоги бумажных.
• Снижение расходов. Меньше бумаги, расходов на печать и услуги курьеров.
• Обязательность. Для некоторых сфер (например, при работе с госзаказами или с крупными поставщиками) без ЭДО уже никуда.

Электронный документооборот, или ЭДО — это способ работать с документами без бумаги и беготни. Подписали, отправили, сохранили — всё официально, быстро и без лишней головной боли.