Как продлить электронную подпись: пошаговая инструкция, сроки и документы

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи. С её помощью можно подписывать документы онлайн и обмениваться ими с контрагентами и госорганами. По юридической силе КЭП равна собственноручной подписи. В статье разберём, как продлить электронную подпись. 

КЭП работает на основе сертификата ключа подписи — специального файла, в котором зашифрованы данные владельца (ФИО, ИНН, СНИЛС и др.) и срок действия подписи. Сертификат подтверждает, что подпись принадлежит именно вам. Когда срок действия сертификата заканчивается, КЭП становится недействительной. 

КЭП действует 15 месяцев у ИП и руководителей ООО. Один год — у всех остальных: сотрудников компаний, ИП с машинопечатной доверенностью и просто физических лиц. Продлевают электронную подпись на тот же срок.  

Продлевайте КЭП ближе к концу срока действия, но не впритык к дате. Оптимально начать за две недели. Так у вас будет запас времени на случай, если что-то пойдёт не по плану.

Если пропустили момент и срок действия электронной подписи истёк, то продлить не получится. Придётся оформлять новую.

Вот в каких ещё случаях нужна новая подпись:

• изменились личные данные владельца КЭП;
• изменились реквизиты компании или ИП;
• потерялся или сломался токен.

Продлить проще, чем оформлять новую, поэтому поставьте себе напоминание за месяц до истечения срока подписи и заранее проверьте, всё ли в порядке с флешкой. А если пропустили срок, то перечитайте документ с сайта налоговой «Как получить и использовать КЭП».

Основные документы для продления ЭП — это паспорт, СНИЛС и ИНН. Также будьте готовы оставить адрес электронной почты и номер телефона. 

Аккредитованные центры могут попросить выписки из ЕГРИП или ЕГРЮЛ и приказ о назначении руководителя компании. 

Уточните список на сайте сервиса, где будете продлевать, или позвоните в организацию. Заложите резервные дни на случай, если потребуются дополнительные документы. 

Перед тем как продлить электронную подпись, проверьте: 

• исправен ли USB-токен;
• не изменились ли ваши личные данные;
• актуально ли программное обеспечение: криптопровайдер, драйверы для флешки, плагины для браузеров, приложения для подписи документов.

Продлить электронную подпись можно несколькими способами. Вот куда обращаться для продления ЭП:

• в налоговую;
• в банк, если он — доверенное лицо налоговой;
• в аккредитованный удостоверяющий центр — АУЦ;
• в приложение «Госключ».

Проверьте, где оформляли КЭП, и обратитесь туда же. Те, кому сделали КЭП на 15 месяцев, продлевают её в налоговой или у её доверенного лица. Остальные — через АУЦ или «Госключ».

Если есть время, перезапишите токен в ФНС лично. Если некогда туда ехать, продлите электронную подпись онлайн.

За две недели налоговая напомнит, что подпись пора продлевать: пришлёт уведомление в личный кабинет ООО или ИП. Процедура занимает несколько минут. 

Вот что надо делать:

1. Вставьте USB-токен в компьютер.
2. В личном кабинете выберите «Перевыпустить сертификат ЭП».
3. Заполните заявление, подпишите текущей КЭП и отправьте заявку.

На официальном сайте ФНС выложен список доверенных лиц. Среди них — банки, единая электронная торговая площадка и аналитический центр. Если у компании или ИП расчётный счёт в одном из перечисленных на сайте банков, удобно продлять ЭП в нём.

Для этого:

1. Авторизуйтесь в приложении банка.
2. Откройте меню сервиса, электронных услуг или бухгалтерии — что из этого есть в вашем приложении.
3. Создайте заявку на отзыв старого сертификата и выпуск нового.
4. Заполните запрос на продление электронной подписи.

Доверенное лицо проверит сведения в государственных базах за 2–3 дня и пришлёт уведомление о выпуске сертификата, который вы запишете на USB-носитель.

Сотрудники компаний и физические лица без статуса ИП продлевают КЭП на 12 месяцев. Для этого они обращаются в аккредитованный уполномоченный центр или на сайт «Госключ». В АУЦ можно обратиться лично или удалённо.

Для онлайн-продления сделайте следующее: 

1. Вставьте USB-токен в компьютер.
2. Авторизуйтесь на портале АУЦ и укажите путь к ключу для аутентификации.
3. В разделе услуг выберите «Продление электронной подписи».
4. Заполните и отправьте заявку.

Через 2–3 дня вы получите уведомление о продлении КЭП и ссылку на скачивание нового сертификата.

В приложении «Госключ» всё ещё проще. За месяц, потом за две недели и за неделю вам пришлют напоминания о необходимости продлить электронную подпись.

Зайдите в настройки, выберите пункт «Мои сертификаты» и нажмите «Продлить сертификат». В процессе перевыпуска следуйте подсказкам на экране.

Продление ЭП — бесплатное через сайт налоговой и её доверенных лиц. Также не нужно платить, когда продлеваете через «Госключ». 

Аккредитованные удостоверяющие центры могут начислить сервисный сбор. Имейте это в виду и уточните цену продления электронной подписи, когда будете узнавать список документов.

Вот несколько частых ошибок, которые вы можете и не совершать.

• Продлить электронную подпись можно лично или онлайн там же, где её оформляли.
• Срок действия электронной подписи для ИП и руководителей ООО — 15 месяцев. Для остальных — год. Продлевайте подпись до окончания срока действия сертификата. Это сэкономит вам время.
• Для продления ЭП нужен паспорт, СНИЛС, ИНН — держите их под рукой. В АУЦ могут попросить дополнительные документы — узнайте об этом в своём центре заранее.
• В налоговой, её доверенных центрах и на «Госключе» продление бесплатное. Аккредитованные удостоверяющие центры ФНС могут взять комиссию.
• Чтобы не допускать ошибки при продлении электронной подписи, заранее проверьте программное обеспечение и исправность USB-токена. Во время заполнения заявки перечитывайте заполненные поля перед отправкой.