Порядок и правила проведения ревизии в компании

Кратко

• Ревизия — процедура, которая выявляет нарушения в бизнесе: ошибки учета, недостачи, финансовое здоровье.
• Проверка бывает плановой и внеплановой. Пример первой — ревизия в конце календарного года, а второй — если собственник решил продать бизнес.
• Во время ревизии анализируют документы, денежные операции, движение товаров, онлайн-кассы, работу сотрудников и соблюдение внутренних регламентов компании.
• Ревизию проводит собственник, ревизор, ревизионная комиссия или контролирующий орган.
• Обязательный итог — акт ревизии, в котором есть выводы и список найденных нарушений.

Ревизия — это проверка бизнеса. Обычно речь идёт о финансово-хозяйственной деятельности организации, когда сверяют фактическое состояние с тем, которое отражено в учётных документах.

Вот что могут проверять:

1. финансовые документы — отчёты, декларации;
2. балансы компании;
3. соблюдение компанией законодательства.

Цель ревизии — проверить достоверность учёта и отчётности. Например, предприниматель может увидеть в квартальных отчётах резкое снижение прибыли при том же уровне продаж. Такое расхождение — повод для проверки. Она может показать:

1. ошибки в документах;
2. почему случилась недостача;
3. какие регламенты или правила нарушают сотрудники;
4. где в бизнес-процессах есть слабые места;
5. совпадают ли фактические остатки с теми, которые отражены в документах.

Виды проверок можно разделить на пять групп. 

По времени проведения

Ревизия может быть плановой и внеплановой. Первую проводят по заранее составленному графику — дважды в год, раз в квартал. Вторую — если появились признаки нарушения или недостачи.

По объёму проверки

Определяет, насколько глубоко и детально нужно проверять. При полной ревизии изучают всю компанию от и до. При частичной  — только процесс, к которому есть вопросы. Например, работа склада, если товар систематически приезжает покупателю с дефектами, или расчёты с одним поставщиком.

По охвату деятельности

Это проверка определённых блоков или процессов. Например, при тематической ревизии проверяют только один узкий процесс, при сквозной — взаимодействие нескольких компаний. Например, как работает головное предприятие вместе с его филиалами. 

По способу проверки 

Выделяют сплошную, выборочную и комбинированную. При сплошной ревизии изучают все документы за период. При выборочной — только часть документов, относящихся к одному бизнес-процессу. 

Комбинированная сочетает оба подхода. Например, важные зоны вроде кассовых операций или расчётов проверяют полностью, а другие — частично.

По объекту проверки

Проверяют документы и соответствие фактам. Документальная затрагивает отчёты и декларации, фактическая — имущество, деньги и другие материальные ценности на местах.

И ревизия, и инвентаризация, и аудит помогают контролировать работу бизнеса. Разница между ними в том, что проверяют, и каким образом.

Предположим, интернет-магазин продает товары для дома. Во время инвентаризации сотрудники пересчитали остатки на складе и обнаружили, что по учёту должно быть 500 комплектов постельного белья, но в реальности — только 470.

Инвентаризация зафиксирует, что в документах и на складе есть расхождения, но почему они возникли — непонятно.

Если интернет-магазин решит провести ревизию, то сможет найти причину. Ответственные сверят накладные, данные о возвратах и списаниях, посмотрят, как двигались партии товара. 

Если выяснится, что причина расхождений — регулярные ошибки в учёте, следующим шагом может стать как раз аудит. Это комплексная проверка документов и всей отчётности с заключением, какие есть нарушения.

В небольшом бизнесе ревизию обычно организовывает собственник. Он же назначает ответственных — например, бухгалтера, руководителя отдела — или привлекает сторонних людей. Если компания большая, для проверки можно организовать ревизионную комиссию.

При этом индивидуальные предприниматели могут проводить ревизию, когда захотят. Для ООО порядок и график проверок фиксируют в уставе, их определяют учредители. А в случае с акционерными обществами есть закон: ревизионная комиссия должна проверять работу компании не реже одного раза в год перед собранием акционеров. 

Алгоритм несложный.

Шаг 1. Сформируйте ревизионную комиссию и издайте приказ

Индивидуальный предприниматель может назначить ответственных самостоятельно. В случае с ООО или АО их выбирают учредители или совет директоров.

Дальше нужно издать указ о проведении ревизии. Это основание для всех последующих проверок, в котором должны быть: 

1. причины;
2. цели и сроки;
3. объект проверки;
4. состав комиссии;
5. перечень проверяемых документов. 

Многие компании используют форму приказа ИНВ-22. Вообще она нужна для проведения инвентаризации, но подойдёт и для ревизии. 

Шаг 2. Подготовьте документы

Соберите документы, которые относятся к объекту ревизии. Чаще всего проверяющим могут понадобятся:

• накладные;
• отчеты по продажам;
• данные бухгалтерского и складского учета;
• кассовые документы;
• данные онлайн-кассы;
• банковские выписки;
• договоры и первичные документы.

Если чего-то из списка нет, или в бумагах есть ошибки, проверяющие это должны зафиксировать на следующем шаге.

Шаг 3. Проведите ревизию

На этом этапе проверяющие анализируют документы и сопоставляют их с фактическими данными.

Например, при ревизии склада пересчитывают товары и сверяют остатки с учетной системой. При проверке кассы сравнивают фактическую сумму денежных средств с кассовыми документами. При комплексной ревизии дополнительно анализируют договоры, расходы, расчеты с контрагентами и другие хозяйственные операции. 

Для этого используют различные формы документов, в том числе и те, что подходят для инвентаризации. 

Шаг 4. Проанализируйте результат

Итогом проверки будет акт ревизии. Он является основанием для дальнейших действий — исправления ошибок, дополнительных проверок и даже сокращений.

Составить акт можно в свободной форме. Содержание зависит от того, что именно проверяли. Например, при ревизии кассы проверяющие фиксируют данные в инвентаризационной описи (ИНВ‑15). При ревизии имущества (товары, материалы, оборудование) данные вносят в опись ИНВ‑1 или ИНВ‑3, а при расхождениях оформляют сличительную ведомость по форме ИНВ‑19.

Если в ходе ревизии обнаружили расхождения, к акту прикладывают дополнительные документы: объяснительные записки сотрудников, расчёты, ведомости сверки, инвентаризационные описи и другие материалы, подтверждающие выводы комиссии.

Главное — исправить ошибки, которые найдёт комиссия, и сделать так, чтобы они в дальнейшем не повторялись.

Например, если она выявит недостачу из-за ошибок в учёте, руководитель может взять объяснение у материально-ответственного сотрудника и оформить его дополнительным документом.

А если нашлось испорченное оборудование, нужно понять, почему так случилось — тоже взять объяснение у сотрудника. После этого, если повреждения критичны, оборудование можно списать.