Почему возникает пересортица товара и как с ней разобраться

Стоит продавцу перепутать артикул или наклеить не тот штрихкод — и в учёте уже несостыковки. Так возникает пересортица товара. В статье объясняем, что это такое и как избежать излишков и недостач.

Пересортица — это ситуация на складе или в учёте, когда обнаружена недостача одного SKU и излишек другого ровно на такое же количество.

Например, по документам должно быть 100 синих и 50 красных футболок. Фактически — 90 синих и 60 красных. Значит, «упущено» 10 синих, но «записано» 10 красных — вот и пересортица.

Чаще всего пересорт замечают во время инвентаризации или при сборке заказа. Это не потеря и не излишек, а ошибка в наименованиях.

Чтобы не путаться в терминах:

• Излишки — когда товара на складе больше, чем по документам.
• Недостача — товара меньше, чем должно быть по учёту.
• Пересортица — количество совпадает, но вещи оказались не те.

Если вовремя не заметить ошибки, собьётся учёт: продавец подумает, что нужная позиция есть, а её уже нет. Также начнутся возвраты товаров, а пользователи будут оставлять негативные отзывы в духе «Пришло пальто не того цвета». Поэтому важно сразу фиксировать пересортицу и корректировать её после проверки.

Причин несколько:

• Проблемы при приёмке. Товары приходят вперемешку, сотрудники спешат и заносят данные не по тем артикулам.
• Путаница в маркировке. На коробке один штрихкод, внутри — другой товар. Так на складе появляются «двойники» позиций.
• Сбой в учётной системе. Например, если данные в 1С обновились с задержкой, а товары уже отгрузили.
• Непродуманное хранение. Похожие позиции лежат рядом, и их легко перепутать, особенно если нет подписей и чёткой системы размещения.

Если обнаружили пересорт, важно не просто разложить всё по местам, а зафиксировать ошибку документально. Так вы сможете скорректировать учёт и избежать проблем с налоговой.

1. Проведите инвентаризацию. Нужно проверить фактическое количество товаров на складе. Посчитайте все позиции, сверьте количество, артикулы и характеристики с данными в учётной системе. Если система показывает одно, а по факту у вас другая ситуация с товарами — зафиксируйте расхождения
   
2. Составьте акт пересортицы. Нужно указать разницу в количестве, а также конкретные товары, между которыми произошла замена. Используйте форму ИНВ-19.
3. Получите объяснительную от материально ответственного лица. Это нужно, чтобы понять, почему возник пересорт: возникла ошибка при приёмке, сбой системы или нарушены правила хранения.
   
4. Подпишите документы. Акт утверждает руководитель, а инвентаризационная комиссия проверяет правильность данных: количество, артикулы, расхождения и суммы. После этого документы подписываются всеми участниками комиссии. Учтите: комиссию нужно собрать компании. В неё обычно входят бухгалтер, заведующий складом и представитель руководства.
   
5. Исправьте данные на маркетплейсе и в учётной системе. Скорректируйте позиции, чтобы база соответствовала фактическому складу.
   
6. Если пересорт произошёл по вине поставщика, свяжитесь с ним и оформите возврат или взаимозачёт.
   

После оформления акта пересортицы нужно внести изменения в учёт.

• Если стоимость товаров совпадает, делают взаимозачёт: излишки одной позиции перекрывают недостачу другой. Финансовый результат при этом не меняется.
• Если суммы разные, фиксируют разницу в стоимости. Её относят на материально ответственного — того, кто отвечает за сохранность товара.
• Стоимость излишков включают во внереализационные доходы, как того требует Налоговый кодекс.
• Недостачу — во внереализационные расходы, если виновное лицо не установлено. Это разрешено только компаниям на общей или упрощённой системе налогообложения.

Такой порядок позволяет сохранить корректный учёт и избежать претензий при проверке.

Полностью исключить пересорт невозможно, но его реально свести к минимуму. Главное — наладить порядок и контроль.

• Организуйте хранение. Разделите похожие товары по зонам и подпишите стеллажи. Чем проще система, тем меньше риск ошибиться при сборке или приёмке.
• Проверяйте маркировку. Перед размещением товара сверяйте штрихкоды и ярлыки, особенно если артикулы отличаются одной буквой или цифрой.
• Автоматизируйте учёт. Пользуйтесь сервисами для отслеживания товаров в реальном времени. Если при приёмке или отправке товара возникнет ошибка, программа не даст завершить операцию.
• Проводите инвентаризацию регулярно. Лучше проверять остатки хотя бы раз в месяц или после крупных поставок. Так пересорт можно заметить до того, как он повлияет на продажи.
• Обучайте сотрудников. Расскажите, как правильно оформлять приёмку и что делать при сомнительных расхождениях.

Пересортица — это недостача одной товарной позиции и избыток другой на такое же количество. Ошибка в маркировке или приёмке может сбить учёт и затормозить продажи.

Главное — вовремя заметить проблему, оформить акт пересортицы и скорректировать учёт. Тогда пересорт не принесёт убытков.

Профилактика тоже проста: порядок на складе, внимательная приёмка и регулярная инвентаризация.