Кто тут главный? Рассказали, зачем бизнесу оргструктура

• Организационная структура — это схема, по которой работает ваш бизнес. В ней прописано, какие отделы бывают в компании и кто кому подчиняется.
• Оргструктура бывает линейной, функциональной, линейно-функциональной, дивизиональной и матричной. Выбирайте тип, опираясь на задачи и масштаб бизнеса.
• Чтобы выстроить схему, определите цели бизнеса и посчитайте, сколько человек работает в компании. Учитывая это, выберите тип оргструктуры и адаптируйте её под свои процессы.

Организационная структура — это схема, по которой вы распределяете роли, обязанности и полномочия между сотрудниками, отделами и подразделениями. Она показывает, какие люди принимают решения, кто кому подчиняется и с кем взаимодействует на проектах. Например:

Структура есть в каждой компании, даже если в команде всего два человека. Если бизнес маленький, схема организационной структуры максимально упрощённая — вся команда подчиняется руководителю. Если бизнес крупный, в нём больше уровней управления — скажем, может быть три руководителя, у каждого из которых своя команда.

В теории может. Но практика показывает, что организационная структура помогает бизнесу не зацикливаться на операционке. Есть время, чтобы погрузиться в стратегию и продумать рост.

Вот с чем конкретно она помогает:

• Помогает планировать бюджет и расходы. Видно, сколько людей задействовано в каждом направлении и сколько это стоит. Где команда раздута, а где, наоборот, не хватает рук. В компании не окажется сотрудников «на всякий случай», которые не приносят прибыли.
• Синхронизирует команды и упрощает работу с задачами. У каждого есть свои задачи и зоны ответственности. Понятно, кто за что отвечает и кому передавать работу дальше. Не нужно разбираться на ходу.
• Экономит время на рутине. Большинство процессов прописываются в организационной структуре и решаются на уровне работников — руководителю не нужно лично согласовывать каждый отчёт или решение подчинённых.
• Снижает конфликты и текучку. Когда каждый знает свои обязанности, у команды меньше поводов для споров. Сотрудники занимаются своим делом и реже думают об увольнении.

Что значит каждый элемент:

• Отделы или подразделения. Группы людей, которые занимаются одним направлением. Например, отдел продаж, бухгалтерия, производство.
• Роли и должности. Конкретное место человека в компании: менеджер, бухгалтер, руководитель — и то, что он делает.
• Уровни управления. Кто какие решения принимает. Обычно собственник задаёт общее направление, руководители отделов решают, как прийти к результатам, а рядовые сотрудники выполняют конкретную работу.
• Линии подчинения. Кто с кем согласовывает задачи и перед кем отчитывается за результат. Например, сотрудники подчиняются руководителю отдела, а тот уже — напрямую собственнику.

Под разные задачи и масштабы бизнеса нужны разные схемы управления. Разберём пять основных типов.

На верхней ступени стоит руководитель, а ниже — исполнители. Все поручения идут по прямой линии, без дополнительных отделов или служб. Собственник раздаёт задачи сотрудникам, они выполняют и отчитываются ему же.

Минус структуры в том, что руководитель перегружает себя обязанностями. На нём замыкаются абсолютно все вопросы — от стратегии развития до выбора поставщика салфеток в офис.

Кому подойдёт. Небольшому розничному магазину с одной торговой точкой и штатом до пяти человек. А ещё — начинающим продавцам на маркетплейсе, у которых один кабинет и пара сотрудников на упаковке и отгрузке.

Здесь компания делится на отделы, каждый из которых отвечает за свою функцию: отдел продаж или маркетинга, производственный отдел, бухгалтерия. Во главе каждого отдела стоит свой руководитель, который отвечает за работу направления. Все эти руководители подчиняются собственнику.

В такой схеме каждый делает то, что умеет лучше всего, и не отвлекается на смежные задачи. Но если отделы замкнутся на себе, связь между командами легко потерять.

Кому подойдёт. Продавцам с растущим оборотом и штатом до 20 человек, если есть ощущение, что пора распределять сотрудников по ролям и направлениям, чтобы не запутаться в бизнес-процессах.

Смесь линейной и функциональной структуры. В такой схеме кроме собственника, начальников отделов и сотрудников появляются ещё и функциональные руководители. Они снимают непрофильные задачи с линейных руководителей — начальников отделов. Например, отвечают за внедрение новых инструментов, разработку стандартов компании, обучение сотрудников.

Минус в том, что при такой структуре решения в итоге принимаются медленнее, так как появляется больше этапов согласований.

Кому подойдёт. Средним магазинам с несколькими брендами и штатом до 50 человек или розничной сети с несколькими магазинами, где нужны и управляющие на точках, и централизованные службы. При такой структуре руководители направлений будут управлять бизнес-процессами, а бухгалтерия, юристы и отдел кадров — работать как поддерживающие службы.

Компания делится на дивизионы, или подразделения, — по сути, самостоятельные бизнес-единицы. У каждого дивизиона своя структура, бюджет и часто своя команда управленцев. Подразделения могут образовываться по разным принципам: по продуктам, регионам, типам клиентов.

Проблема в том, что при такой структуре есть риск, что дивизионы начнут конкурировать между собой за ресурсы компании.

Кому подойдёт. Розничной сети с точками в разных регионах или интернет-магазину, который одновременно развивает несколько направлений. Тогда у разных филиалов или направлений будут бизнес-единицы со своими управляющими и командами, которые детально разбираются в процессах на месте и там же сами решают вопросы, а не дёргают собственника по каждому поводу.

Здесь у сотрудника появляется два руководителя одновременно. Первый — это начальник отдела, в котором сотрудник числится постоянно, а второй — проектный руководитель, который временно берёт специалиста себе в команду для работы над продуктом.

Скорость работы в матричной структуре может падать из-за высокой нагрузки на сотрудников. К тому же руководителям отделов и проектов придётся постоянно договариваться о сроках и приоритетах, что может вести к спорам и путанице в процессах.

Кому подойдёт. Сложная схема, которая не нужна простым продавцам офлайн- или онлайн-магазинов. У них нет процессов, которые нужно было бы закрывать такой структурой. А вот большим компаниям в сфере ИТ, технологий и производства — в самый раз.

Например, если бизнес разрабатывает сервисы для онлайн-офисов, для каждого инструмента менеджеры проектов могут нанимать сотрудников из разных отделов в зависимости от нужных сейчас компетенций.

Выстроить оргструктуру можно за пять шагов.

Ответьте себе, что вы хотите от бизнеса в ближайший год-два. Цели могут быть разными, например вырасти по выручке в два раза, выйти с товаром на новый рынок, запустить новую линейку продукции. Определить цели вашего бизнеса поможет пошаговый план от Юрия Мурадяна.

Выпишите все направления, которые есть в вашем бизнесе: закупки, продажи, маркетинг, логистика. Рядом с каждым укажите сотрудника, который уже отвечает или будет отвечать за направление. Пример:

Сегментируйте направления, даже если несколькими из них занимается один и тот же человек. Так вы поймёте реальную степень нагрузки и сможете грамотно распределить силы внутри команды.

Свяжите направления и людей в одну систему. Определите права и обязанности сотрудников: кто принимает решения, а кто выполняет поручения.

В малом бизнесе часто случается так, что сотрудник формально относится, например, к отделу маркетинга, но задачи ему ставят и собственник, и менеджер. Полностью этого не избежать, но можно прописать, кто за что отвечает, например, в положении о структурных подразделениях. Тогда не будет путаницы и ошибок станет меньше.

Схему можно начертить в Яндекс Досках. На сервисе есть готовые шаблоны, наборы фигур, стикеры и кисти — этих инструментов хватит, чтобы составить базовую схему с условными обозначениями.

Расположите элементы сверху вниз: от собственника к руководителям направлений и дальше к исполнителям. Для наглядности можно подписать должности и имена. После покажите готовую схему двум-трём сотрудникам. Если им всё понятно, можно ничего не менять. Если возникнут вопросы, упрощайте.

Схема в Яндекс Досках нужна как шпаргалка для сотрудников. Кроме неё понадобится основной документ, который расшифрует схему и зафиксирует договорённости.

Необязательно расписывать три тома правил, главное — отметьте основные моменты: какие есть отделы и что делает каждый из них, за что отвечает сотрудник на конкретной должности, какие решения сотрудник может принимать сам, а какие нужно согласовывать и с кем.

Вот как выглядит часть положения об организационной структуре компании «Конус»:

• Пять органов управления: общее собрание акционеров, совет директоров, правление, генеральный директор, руководители временных проектных групп (например, рабочие органы центров управления программами).
• Три уровня организационной структуры: уровень генеральной дирекции, уровень филиалов, уровень структурных подразделений филиалов.
• Пять уровней оперативного управления: уровень генерального директора, уровень руководителей временных проектных групп, уровень заместителей генерального директора (главного бухгалтера), уровень директоров департаментов, уровень начальников отделов.

Не забывайте следить за изменениями в процессах, реагировать на них и отражать в документе. Держите файл с основной информацией в общем доступе и обновляйте при каждом изменении в структуре. Идеально, если он будет лежать в облаке — так никто из сотрудников не потеряет файл и в любой момент сможет в него заглянуть.