Как бизнесу срезать расходы в 2026 году: гайд для экономных

• Оптимизация доходов и расходов — это способ снизить потери в бизнесе и увеличить прибыль. 
• Предпринимателю нужно собрать все расходы: закупки, комиссии маркетплейса, продвижение и операционные затраты. Также важно оставить товары, которые дают прибыль, и убрать те, что не окупают себя.
• На рынке растут цены, меняются условия работы и снижается спрос, поэтому пересматривать расходы нужно регулярно.

В первую очередь для того, чтобы выжить, когда ситуация на рынке нестабильная. Если деньги не тратятся впустую, бизнесу проще переживать скачки цен, падение спроса или, скажем, изменения условий работы с маркетплейсами.

На картинке выше вкратце рассказали, зачем бизнесу оптимизация, а здесь объясняем развёрнуто:

• Увеличить прибыль. Чем меньше лишних расходов, тем больше денег при тех же оборотах. Например, у продавца 40% уходит на продвижение товаров, которые не приводят к заказам. В этом случае можно сократить расходы компании на такие позиции и направить деньги на то, что продаётся стабильно.
• Освободить деньги на развитие. Допустим, каждый месяц вы платите за хранение сезонных товаров или держите запас упаковки, которая по факту не нужна. Получается, деньги зависают в операционке и не приносят никакой выгоды. Лучше направить их на рекламу, новые товары или оформление карточек.
• Понять, как работает бизнес. Некоторые продавцы заходят на маркетплейсы на энтузиазме. Им нравится продукт, они начинают его продвигать и мало думают о цифрах. Оптимизация доходов и расходов раскладывает бизнес на блоки: что приносит деньги, какие инструменты их съедают и где теряется маржа.
• Повысить скорость работы. Кроме сокращения расходов, вы сможете убрать рутинные действия: ведение таблиц, проверки остатков вручную и хаотичную закупку товара.

ИП и малому бизнесу полезно делать это регулярно, например раз в три месяца. Обычно по цифрам сразу видно, что что-то идёт не так.

Например, вы продаёте уходовую косметику. Выручка держится на уровне 1,2 млн рублей в месяц, но прибыль за последние полгода снизилась с 300 до 120 тысяч. Продажи не упали, но расходы выросли, и прибыль сократилась почти в два раза.

Какие могут быть причины:

• увеличение цен со стороны поставщиков;
• слишком большие скидки на товары;
• затраты на рекламу стали выше;
• часть ассортимента продаётся медленно или не продаётся вовсе.

Все эти признаки говорят о проблемах в экономике бизнеса. А значит, нужно искать методы оптимизации затрат и менять часть процессов.

Прежде чем сокращать расходы компании, нужно понять, из чего складывается бюджет. Иначе можно случайно отключить продвижение на маркетплейсе, хотя оно приносит большую часть заказов, или уменьшить закупку товаров, которые хорошо продаются.

Ниже — план, который поможет этого избежать.

Возьмите период в полгода и соберите все данные за это время. Пока просто сложите их в одну папку.

Вот где искать данные:

• Личный кабинет продавца → Финансы → Финансовые отчёты.
• Раздел «Списания» или «Операции» в интернет-банке → История операций: платежи поставщикам, за услуги, сервисы, логистику.
• Документы от поставщиков → Закупочные цены и объёмы (накладные, счета).

Вариант 1. Таблица Excel или Google Sheets. Подойдёт, если у вас пока небольшой объём продаж, например до 100 заказов в месяц, и ассортимент не более 10 товаров.

Создайте таблицу и перенесите туда расходы из предыдущего шага. Для начала будет достаточно таких колонок: дата, статья расхода, сумма, комментарий.

Вот пример таблицы учёта расходов продавца: все траты собраны по датам, статьям и суммам — видно, на что уходит бюджет.

Вариант 2. Сервис учёта. Подойдёт продавцам с объёмом от 500 заказов в месяц и широким ассортиментом, когда вручную уже сложно контролировать списания и закупки. Также этот вариант подойдёт, если не хочется вести отчётность вручную.

В таких сервисах данные автоматически собираются из разных источников и распределяются по категориям: доходы, расходы и документы. На их основе формируется общий отчёт по прибыли.

Ещё можно настроить интеграцию с маркетплейсом — тогда информация о заказах, остатках и ценах будет передаваться в систему без ручного ввода.

Примеры сервисов:

«Точка Бухгалтерия» — подтягивает банковские операции и помогает учитывать налоги.

• «МойСклад» — подходит для товарного учёта и контроля остатков.
• «1С:Предприятие» — комплексное решение: продажи, закупки, склад, налоги и финансы в одной системе.

Так будет проще увидеть, где нужна оптимизация доходов и расходов.

Если вы ведёте учёт в системе, достаточно открыть список операций, отфильтровать расходы по типу или категории или сформировать отчёт.

Если вы ведёте данные в таблице, категории нужно проставить вручную. Для этого добавьте столбец «Категория» и напротив каждой траты укажите, к чему она относится. Это может выглядеть вот так:

Теперь важно понять, какие расходы съедают прибыль. Посмотрите, какая категория занимает основную часть бюджета. В нашем примере это закупка товара — 120 тысяч. На втором месте — комиссия и логистика маркетплейса — 25,5 тысячи. Затем реклама — 12 тысяч и операционные расходы — 4,5 тысячи.

Возьмите данные по товарам из отчёта маркетплейса за тот же период, который вы анализируете в таблице расходов. Дальше посмотрите на каждый товар и оцените, сколько у него продаж и остаётся ли с него прибыль после комиссий, логистики и рекламы. Например, так можно собрать данные:

После этого распределите товары на три группы:

• приносят основную прибыль;
• продаются, но приносят минимальную прибыль;
• не окупают расходы на продвижение и логистику.

Самый первый способ оптимизации расходов — их уменьшение. Например, можно выбрать более дешёвые материалы для упаковки или отказаться от части товаров. Но важно следить, чтобы сокращение трат не привело к ухудшению качества товара.

Всегда держите в голове идею: оставить то, что приносит результат, и убрать или снизить то, что не влияет на прибыль. Вот как это сделать:

Это те, которые просто так пылятся на складе. Вы платите за их производство или закупку, хранение и продвижение. Чаще всего выгоднее вернуть деньги через распродажу товаров, чем держать их на складе до лучших времён.

Посмотрите, какие товары чаще возвращают и что обходится дороже в доставке. Например, вы продаёте кроссовки, и часть покупателей возвращают их из-за того, что не подходит размер. Тогда лучше пересмотреть описание, добавить таблицу размеров и уточнить характеристики, перед тем как увеличивать закупку кроссовок.

Некоторые товары лучше всего продавать в определённый период, например: зимой — куртки и тёплую обувь, а летом — кепки и инвентарь для игр в парке. Не держите их на складе весь год. Есть несколько вариантов: снизить закупку до сезона, распродать остатки с дисконтом или временно остановить продвижение.

Об этом мы подробно говорим в статье «Автоматизация бизнес-процессов: что это и как помогает продажам на маркетплейсе». Можно вынести из неё суть.

Если бизнес небольшой, не пытайтесь автоматизировать всё сразу. Начните с одного процесса, который отнимает больше всего времени: склад, карточки товаров или ответы на отзывы. Повторяющиеся задачи проще всего передать сервисам. Обычно у них есть пробный период, поэтому можно спокойно протестировать и понять, подходит ли инструмент под ваш формат работы.

Если компания крупная, автоматизация должна охватывать все ключевые процессы: от логистики и склада до бухгалтерии и найма. Здесь почти всегда требуется настройка под себя: интеграции, доработки или отдельные решения под бизнес. Зато в итоге процессы становятся прозрачными, команда работает быстрее, а рутину забирает на себя система.

Например, если товар регулярно повреждается при доставке, покупатели будут его часто возвращать — для продавца это дополнительные расходы. Ищите баланс: упаковка должна надёжно защищать товар и при этом обходиться не более 2–5% от себестоимости товара.

• Сокращать расходы на всякий случай. В итоге может получиться обратный эффект: вы откажетесь от нужного инструмента и потратите бюджет на то, что не работает. 
• Экономить на продукте. Попытка снизить себестоимость за счёт более дешёвого материала или товара почти всегда приводит к оттоку клиентов.
• Игнорировать клиентский опыт. Долгая доставка и игнорирование вопросов о товаре ухудшает впечатление от покупки. Человек просто выберет другого продавца с более лояльным сервисом.
• Отказываться от инвестиций в развитие. Новые товары, тестирование гипотез, улучшение процессов — всё это требует вложений и напрямую влияет на выручку. Потому запас бюджета на это нужен всегда.
• Не пересматривать процессы. Кажется, что, один раз подчистив бюджет, можно успокоиться. Но так не бывает. Важно раз в полгода проверять, как всё работает, и уже после автоматизировать, упрощать и перераспределять ресурсы.