Операционные расходы: что входит в OPEX и как считать затраты бизнеса

Коротко о расходах бизнеса

• Операционные расходы (OPEX) — это траты, без которых бизнес не сможет нормально работать каждый день: реклама, зарплаты, логистика, сервисы, аренда и другие текущие расходы. Их важно считать, чтобы понимать, сколько на самом деле стоит содержать бизнес. 
• OPEX могут влиять на чистую прибыль, маржинальность и финансовую устойчивость компании. Именно из-за них может возникать ситуация, когда продажи есть, а денег в конце месяца почти не остаётся.
• CAPEX — это уже не ежедневные траты, а вложения в долгосрочные активы: оборудование, технику, ремонт, недвижимость. То есть то, что остаётся в бизнесе надолго. 
• Одна из самых частых ошибок — путать OPEX и CAPEX. Например, если дорогое оборудование записать в расходы одного месяца, можно увидеть «ложный убыток». А если не учитывать мелкие постоянные списания — подписки, упаковку, комиссии, — бизнес будет эффективным только на бумаге. 
• Оптимизация расходов — это не попытка экономить на всём подряд. Обычно речь про контроль скрытых трат, автоматизацию рутины и понимание, какие расходы действительно помогают бизнесу расти. 

Для грамотного управления прибылью руководителю компании важно чётко разделять три базовые категории трат: COGS, OPEX и CAPEX.

Операционные расходы, или OPEX, — это регулярные траты, без которых бизнес не может работать каждый день. Сюда входят аренда, зарплаты, закупка расходников, доставка, реклама, связь, сервисы, комиссии, упаковка и другие постоянные или повторяющиеся платежи.

CAPEX — это капитальные расходы: вложения в то, что будет служить бизнесу долго. Например, покупка оборудования, ремонт помещения, станок, автомобиль для доставки, складская техника или разработка собственной IT-системы.

COGS (Cost of Goods Sold) — это прямые затраты на производство или закупку конкретного товара. COGS признаётся в расходах в момент продажи товара, хотя деньги на закупку могли быть потрачены раньше. 

Разложим расходы бизнеса на OPEX и CAPEX

Не все траты относятся к одной категории. Например, закупка товара — это себестоимость, а принтер для работы склада — уже капитальные вложения, потому что он будет работать долгое время. А вот реклама, упаковка, зарплаты и сервисы — это операционные расходы, которые бизнес несёт постоянно, чтобы поддерживать ежедневную работу.

Когда все затраты объединяются в общую массу, предприниматель видит лишь хаотичный поток уходящих денег, но не контролирует финансовый результат. Чёткий учёт операционных расходов распределяет затраты по местам и решает четыре ключевые задачи. 

Найти и предотвратить риски

Без контроля OPEX легко пропустить момент, когда расходы начинают расти быстрее доходов. Анализ помогает найти конкретное звено, которое съедает прибыль — например, перегретый рекламный бюджет или слишком дорогая логистика — и вовремя это исправить.

Стать привлекательнее для инвесторов

Если в команде пять человек, и вы решите масштабироваться за счёт кредитных средств, банк будет смотреть на выручку, прибыльность, долговую нагрузку и денежный поток, а ещё на показатель EBITDA — один из важных, но не единственный. Чтобы её рассчитать, нужно знать операционные расходы. Именно по этому показателю эксперты сравнивают эффективность бизнеса с конкурентами в нише.

Сформировать резерв

Деньги на случай форс-мажора должны быть всегда. Эксперты советуют иметь подушку на 2–6 месяцев: даже если прибыль резко снизится, в течение этого времени вы сможете покрывать расходы компании, чтобы не получить кассовый разрыв.

Точнее назначать цены

Когда вы понимаете до рубля, сколько стоит производство товара, то сможете учесть все расходы в ценообразовании. Это, в свою очередь, позволит увеличивать маржинальность каждого товара.

Чтобы навести порядок в управленческом учёте, разделите все операционные издержки на четыре блока.

Логистика и склад

Аренда складских площадей, упаковочные материалы (коробки, плёнка, скотч), услуги курьерских служб, фулфилмент и платное хранение на складах маркетплейсов.

Бывает, что расходы считают по кассе, а не по методу начисления. Например, аренду за июль оплатили в августе — и весь июль выглядит прибыльным, а август — убыточным. Это не управленческий учёт, это фрагмент кассовой динамики. Для управленческих решений нужен метод начисления, для контроля ликвидности — кассовый.

Команда

Заработная плата штатных сотрудников и регулярные выплаты фрилансерам. Важно: в этот блок закладываются не только чистые деньги «на руки», но и все сопутствующие налоги и страховые взносы, которые вы платите за персонал.

Инфраструктура и администрирование

Операционные затраты на содержание офиса, коммунальные платежи, интернет, телефония, банковские комиссии за эквайринг, услуги удалённого бухгалтера и подписки на профессиональный софт.

Продажи и маркетинг

Все расходы, направленные на привлечение клиентов. Сюда относятся рекламные бюджеты в сетях, оплата услуг маркетолога, участие в платных промо-механиках площадок и базовые комиссии самих маркетплейсов за посредничество.

Ещё полезно разделять расходы на постоянные и переменные: 

1. Постоянные — не зависят от объёма продаж, сохраняются при низкой выручке: аренда офиса, склада, оплата услуг бухгалтера, связи.
2. Переменные — растут вместе с ростом продаж. Например, в марте вы получили вдвое больше заказов, чем в феврале. Затраты на доставку этих товаров тоже вырастут в два раза.

Эксперты компании Нескучные финансы рекомендуют минимальный набор атрибутов для каждой транзакции расходов:

Слепые зоны, которые составляют заметную долю реальных операционных расходов: налоги и страховые взносы, эквайринг и банковские комиссии, курсы, обучение, конференции (воспринимаются как «инвестиции», но это операционный расход). Также командировки и представительские, дебиторская задолженность как стоимость, амортизация оборудования и техники, юридические и консалтинговые услуги по разовым задачам.

Универсальной сложной формулы для этого показателя не существует. Базовая формула OPEX — это просто сумма всех операционных затрат компании за выбранный промежуток времени. Например, так:

OPEX = Административные расходы + Маркетинг + ФОТ + Логистика + Аренда

Предположим, есть небольшая команда из пяти человек, которая продаёт аксессуары. По итогам месяца их отчёт о расходах выглядит следующим образом:

• Маркетинг и таргетированная реклама — 80 тыс. руб.
• Складская логистика, доставка и упаковка — 70 тыс. руб.
• Фонд оплаты труда (ФОТ) с учётом взносов — 90 тыс. руб.
• Сервисы аналитики, телефония и интернет — 20 тыс. руб.

Считаем общие операционные затраты за месяц — получается всего 260 тыс. рублей. 

Сама по себе эта сумма мало о чём говорит. Чтобы оценить её в контексте выручки, часто используют коэффициент операционных расходов OER — Operating Expense Ratio. Он показывает, какая доля от входящей выручки уходит на обеспечение операционных процессов. 

Формула расчёта коэффициента: OER = (OPEX / Выручка) × 100%

Если совокупная выручка нашего магазина за этот же месяц составила 500 тыс. рублей, то: OER = (260 000 / 500 000) × 100% = 52%.

Как интерпретировать полученное значение OER:

• Посмотреть на динамику. Если этот коэффициент растёт от месяца к месяцу (был 40%, стал 52%, затем 60%), это явный сигнал о падении эффективности менеджмента. Издержки раздуваются быстрее, чем бизнес успевает зарабатывать.
• Сравнить с показателями рынка. Единого идеального норматива нет. В сфере консалтинга или онлайн-образования OER может находиться в пределах 20–30%, так как там нет физической логистики. В товарном бизнесе и на маркетплейсах OER может быть значительно выше из-за логистики, комиссий и возвратов. Уровень нормы будет зависеть от категории и модели продаж. 
• Найти дисбаланс. Высокий OER при низкой маржинальности — повод детально изучить каждый внутренний блок затрат на предмет скрытых перекосов.

Ключевой вопрос — не «много это или мало», а «как изменилось». Если операционные расходы растут быстрее выручки — модель деградирует. Постоянные расходы растут быстрее переменных — растёт операционный леверидж в негативную сторону: бизнес становится чувствительнее к падению выручки.

Собрали с экспертом шаги, с которых стоит начать.

Автоматизировать рутину

Если помощник или менеджер тратит по 10 часов в неделю на ручной перенос данных из одной таблицы в другую, внедрение специализированного интегратора за ежемесячную и годовую подписку может обойтись значительно дешевле, чем оплата ручного труда по текущей ставке ФОТ. 

Оцените, сколько времени будет экономить сервис. Например, если подписка стоит 10 000 ₽ в месяц, но ежедневно экономит час времени человека с окладом в 100 000 ₽, инструмент оправдан. 

Отказаться от ненужных подписок

Раз в квартал запрашивайте полную банковскую выписку по корпоративным картам. В малом бизнесе часто скапливаются забытые автосписания: сервисы аналитики, которыми команда не пользуется уже полгода, расширенные тарифы на дисковые хранилища или платные доступы к закрытым дизайнерским базам. 

Откажитесь от тех инструментов, которыми уже никто не пользуется — удивитесь экономии.

Сделать логистику эффективнее

Например, может оказаться, что достаточно уменьшить габариты транспортной упаковки на 2–3 сантиметра, и уже меньше платить за хранение или доставку. Другой вариант — использовать более лёгкий упаковочный материал.

Если собираете и доставляете несколько тысяч заказов, такой ход быстро покажет рост чистой прибыли.

Уменьшить количество возвратов

Высокий процент отказов и возвратов (особенно актуально для категорий одежды, обуви и хрупких предметов интерьера) генерирует скрытый OPEX, ведь продавец оплачивает логистику в обе стороны. 

Инвестируйте ресурсы в качество контента. Например, добавьте в карточки точные размерные сетки, видеообзоры элементов, реальные фото без искажения цвета и усильте защитную упаковку.

Договориться с поставщиками на более выгодные условия

Регулярно разговаривайте с постоянными партнёрами. Например, если вы стабильно платите за аренду помещения или склада в течение года без просрочек, можете попробовать обсудить индивидуальные условия. Это же касается интернет-провайдеров, сервисов телефонии и транспортных компаний. Уступка даже в 5–10% снизит OPEX.

Цифры ниже — иллюстративные, чтобы показать логику. Пропорции и факты — реальные.

Сервисная компания, около 18 сотрудников, операционная прибыль порядка 6%. Собственник жалуется на «отсутствие денег», хотя бизнес формально прибыльный. «Нескучные финансы» провели аудит и нашли: 

• Неиспользуемые SaaS-сервисы, дублирующие подрядные функции, устаревшие тарифы.
• Часть позиций в ФОТ оказались загружены менее чем наполовину. 
• Убыточное направление: при доле в выручке около 12% оно потребляло около четверти общих операционных расходов. 

А ещё затраты на аренду офиса оказались неоправданно высокими. Компания вполне могла существовать в более скромном, но дешёвом помещении.

Что предложили сделать:

1. Переехать в меньший офис, ввести гибрид для некоторых сотрудников.
2. Ввести лимиты согласования. В зависимости от должности есть максимум, который руководитель может согласовать подчинённым.
3. У каждого подразделения появился свой фиксированный бюджет.

Благодаря таким действиям через 6-9 месяцев операционные расходы снизились примерно на 10%. Выручка осталась прежней, а прибыль выросла до двузначной величины. Главный вывод из этого примера — прибыль растёт не потому что все «затягивают пояса», а потому что бизнес избавляется от ненужных расходов и перераспределяет ресурсы на то, что даст больший эффект. 

Что в итоге

Бизнес может развиваться стабильно и кратно расти только в том случае, если руководство понимает взаимосвязь всех ключевых финансовых метрик. Вот что тоже нельзя упускать из вида:

• Маржинальную прибыль — разницу между выручкой и переменными затратами. Об этом рассказывали здесь.
• Валовую прибыль — доход компании за вычетом себестоимости производства или закупки (COGS).
• EBITDA — прибыль бизнеса до вычета процентов по кредитам, налогов и амортизационных отчислений. Показывает чистую эффективность операционной модели. Об этом показателе и как его посчитать писали в этой статье.
• Чистую прибыль — финальный результат работы компании, из которого собственник может безопасно выплачивать себе дивиденды.

Также делимся небольшим чек-листом от «Нескучных финансов»:

1. Разделить операционные расходы и капитальные расходы.
2. Внедрить метод начисления хотя бы для крупных статей.
3. Вести три отчёта: P&L, ДДС, платёжный календарь.
4. Раз в месяц — короткий разбор отклонений план/факт.
5. Раз в квартал — ревизия подрядчиков, подписок, ФОТ.
6. Раз в год — пересмотр бюджета с нуля.
7. Установить лимиты согласования по уровням.
8. Передать ответственность за статьи руководителям направлений.
9. Считать не только сумму операционных расходов, но и связку с выручкой и маржой.
10. Держать резерв ликвидности, покрывающий хотя бы 2-3 месяца фиксированных расходов.