Как ввести ненормированный рабочий день в компании

Иногда нужно, чтобы сотрудник вышел на работу пораньше или задержался. Например, кладовщик — в дни распродаж, когда заказов становится больше и их нужно быстро обработать. В таком случае можно оформить сотруднику ненормированный рабочий день. Рассказываем, как это сделать по закону.

• Сверхурочная работа — это когда сотрудник работает больше, чем указано в трудовом договоре. Например, обычно менеджер маркетплейсов уходит домой в 19:00, но по просьбе работодателя остаётся до 20:00. Этот час считается сверхурочным.
  
  Сверхурочную работу оплачивают отдельно: за первые два часа — в полуторном размере, за все последующие — в двойном. При этом закон ограничивает переработки: максимум четыре часа за два дня подряд и не больше 120 часов в год.
  
  Даже если соблюсти все формальности, принудить сотрудника к работе всё равно нельзя. Нужно сначала получить его согласие. Исключение — экстренные ситуации вроде наводнения или пожара. Полный список есть в Трудовом кодексе.
• Ненормированный рабочий день — это когда сотрудник также работает больше, чем обычно, но это указано в трудовом договоре. Например, руководитель понимает, что работнику ПВЗ раз в неделю нужно будет приходить на час раньше для приёмки заказов. Тогда можно установить ему ненормированный график, прописав условия в документах.
  
  Такие переработки не считаются сверхурочной работой и поэтому не оплачиваются отдельно. Работодатель может доплатить, но не обязан по закону. Правило работает только в будни. В выходные и праздники нужно получить согласие сотрудника и оплатить работу в двойном размере.

Формальных ограничений по часам при ненормированном графике нет. Но есть условие: такая работа должна быть эпизодической, то есть не чаще трёх раз в неделю.

Если переработки становятся регулярными и удлиняют рабочий день, это нарушение. Например, каждый день просить сотрудника задержаться на час — незаконно. Работодателя могут оштрафовать:

• ИП и малый бизнес — от 1 000 до 5 000 рублей.
• Средние и крупные компании — от 30 000 до 50 000 рублей.
• Руководителей организаций — от 1 000 до 5 000 рублей.

Ненормированный рабочий день вводят, когда заранее известно, что сотрудник будет иногда трудиться вне графика. Массово применять режим рискованно: это повод для проверок трудовой инспекцией. Если переработки случаются редко, лучше обычный график и оплата сверхурочных.

Разберём пошагово, как оформить ненормированный рабочий день в компании.

Некоторых людей нельзя привлекать к сверхурочной работе ни при каких условиях. Даже когда речь идёт об устранении последствий аварии, например, если на производстве сгорел станок. Вот кому запрещено работать по ненормированному графику:

• несовершеннолетним;
• беременным женщинам;
• людям с первой или второй группой инвалидности;
• сотрудникам, занятым на вредных и опасных работах;
• водителям такси, грузовиков и автобусов.

Выберите должности и закрепите этот список во внутренних документах. Например, в правилах внутреннего трудового распорядка или в отдельном положении о ненормированном рабочем дне.

Закрепите условие о ненормированном рабочем дне в трудовом договоре, если нанимаете нового сотрудника, или в дополнительном соглашении — если речь идёт о действующем работнике.

На этом всё: дополнительное согласие сотрудника или отдельный приказ оформлять не нужно.

Учитывайте переработки, чтобы при необходимости показать, что ненормированный график применяется не постоянно, а время от времени.

В законе нет единого правила, как вести такой учёт. Обычно переработки отмечают в табеле рабочего времени или специальном журнале. Их можно вести в таблице Excel или кадровой программе.

Сотрудникам с ненормированным рабочим днём положен дополнительный оплачиваемый отпуск — минимум три календарных дня по ст. 119 ТК РФ. Конкретную продолжительность закрепляют в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка.

Такой отпуск дают всегда, если ненормированный график указан в трудовом договоре. Неважно, сколько было переработок. Даже если сотрудник задержался всего на час за год, отпуск всё равно положен. Неиспользованные дни учитывают при расчёте компенсации при увольнении. По соглашению сторон отпуск можно заменить деньгами.

Каждый день дополнительного отпуска оплачивают так же, как и основного, — по среднему заработку. Для расчёта берут все выплаты за последние 12 месяцев и делят их на количество отработанных за это время календарных дней.

Выплаты за дополнительный отпуск и денежная компенсация облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Эти суммы можно включать в расходы бизнеса — и на общей системе налогообложения, и на УСН «Доходы минус расходы».

• Переработки можно оформить как сверхурочные, но только с согласия работника и за отдельную плату. Если в компании бывают пиковые нагрузки, проще сразу предусмотреть ненормированный график.
• Даже при ненормированном режиме есть ограничения: привлекать сотрудника к дополнительным задачам можно не чаще трёх раз в неделю.
• Если в трудовом договоре указан ненормированный рабочий день, сотруднику положены минимум три дополнительных дня отпуска. Их нужно предоставить, даже если фактических переработок не было.
• Чтобы подтвердить соблюдение закона, важно вести учёт рабочего времени сотрудников. Это можно делать в Excel-таблице или специальной кадровой программе.