Как вести налоговый учёт без бухгалтера: сервисы и лайфхаки

Бухгалтер — дорогое удовольствие для малого бизнеса. Иногда экономить на нём действительно разумно: если оборот небольшой, сотрудников нет, а учёт несложный. Но бывает и наоборот — один неверный отчёт может обойтись дороже, чем месячный гонорар бухгалтера.

Разберёмся, когда предприниматель может вести учёт сам, а когда лучше доверить цифры специалисту.

Главная задача бухгалтера — готовить отчётность: налоговую и бухгалтерскую. Объём и сложность этой работы зависят от формы бизнеса и выбранной системы налогообложения.

Чем проще форма бизнеса, тем меньше смысла в бухгалтере на постоянке: 

• Самозанятые живут без отчётности вообще — налог считает сервис «Мой налог». Это удобно, но есть потолок дохода: не больше 2,4 млн рублей в год. Для большинства продавцов на маркетплейсах этого мало, поэтому чаще выбирают ИП или ООО на УСН.
  
  
• ИП на УСН «Доходы» (6%) может вести самостоятельный учёт ИП. Отчётность простая, есть масса онлайн-сервисов, которые всё считают автоматически. Здесь бухгалтер — скорее роскошь, чем необходимость.
  
  
• ИП на УСН «Доходы минус расходы» (15%) — другая история. Здесь важно правильно учитывать затраты: ошибёшься в одной позиции — налоговая не примет документы. Поэтому бухгалтер хотя бы на аутсорсе сильно экономит нервы и снижает риски самостоятельного учёта.
  
  
• ООО на УСН обязано сдавать не только налоговую, но и бухгалтерскую отчётность (пусть и в упрощённом формате). Разобраться можно, но без опыта велик риск ошибок. Лучше доверить это специалисту — хотя бы на подстраховке.
  
  
• Если у вас ООО на ОСН или бизнес работает сразу по нескольким системам налогообложения — без бухгалтера не обойтись. Здесь другая лига: НДС, отчёты в Росстат, движение по счетам. В таких случаях налоговая нагрузка на бизнес серьёзнее, и разобраться, как вести бухгалтерию самому, гораздо труднее.

Чтобы не запутаться, собрали краткую шпаргалку — кому бухгалтер нужен, а кому пока можно без него:

Необязательно брать бухгалтера в штат. Можно подключить аутсорсинг или специалиста на парт-тайм. Хорошее решение — найти бухгалтера, который уже работает с продавцами маркетплейсов: он знает, как уменьшить налоги ИП, учитывать комиссии, возвраты и бонусы, и не будет учиться на ваших ошибках.

Вести налоговый учёт без бухгалтера или делегировать — зависит от ресурсов и уверенности продавца в собственных силах. Иногда проще контролировать финансы самому, но помните о рисках самостоятельного учёта. 

✅ Плюсы самостоятельного учёта:

• Экономия. На старте бизнеса каждый рубль на счету. Самостоятельный учёт ИП помогает сэкономить на услугах бухгалтера и оставить деньги на что-то полезное — например, на продвижение или закупку товара.
• Полный контроль. Вы сами решаете, какие инструменты для малого бизнеса использовать, что отслеживать и как выстраивать учёт. Все цифры под рукой.
• Глубокое понимание бизнеса. Когда вы сами видите, куда уходят деньги, быстро замечаете неэффективные траты, просадки в выручке и ошибки в планировании. Такой навык дорогого стоит — даже если потом вы всё равно передадите учёт специалисту.

❌ Минусы самостоятельного учёта:

• Придётся стать бухгалтером поневоле. Документы, налоги, взносы, отчёты, формы, декларации — всё это нужно не просто заполнять, а понимать. На обучение уйдут время и нервы.
• Законы меняются — и часто. Сегодня ставка одна, завтра отчёт по-новому, послезавтра новая форма декларации. Если не следить за изменениями налогового учета в 2025 году, можно легко пропустить важное. 
• Ошибки стоят дорого. В обычной жизни ошибка — просто досада. В бухгалтерии — штраф, блокировка счёта или разговор в налоговой.
• Строгие дедлайны. У предпринимателя много задач, легко что-то забыть. Но отчётность в налоговую нельзя ни пропустить, ни перенести.
• Минус фокус на бизнесе. Чем больше времени уходит на цифры, тем меньше остаётся на клиентов, продажи и развитие. 

Настоящая ценность самостоятельного учёта ИП — не просто в экономии, а в понимании, как вести бухгалтерию самому и разбираться в деньгах бизнеса. Когда вы знаете, как всё работает, делегировать становится проще — вы контролируете процесс, не погружаясь в рутину. В итоге бухгалтер перестаёт быть расходом и превращается в инструмент экономии вашего времени.

Налоговый учёт в 2025 году — это система, которая помогает предпринимателю посчитать налоги правильно, заплатить их вовремя и подтвердить всё документами. Он включает пять элементов:

• Учёт доходов и расходов — фиксируются все поступления и траты, чтобы определить налоговую базу. Для этого используется книга учёта доходов и расходов (КУДиР).
  
  
• Расчёт налогов и взносов — определяется сумма обязательных платежей в бюджет в зависимости от системы налогообложения (УСН, ОСН и др.).
  
  
• Формирование отчётности — включает подготовку деклараций, бухгалтерских форм и уведомлений для налоговой службы и государственных фондов.
  
  
• Подача и уплата — охватывает передачу отчётности и перечисление налогов в установленные законом сроки.
  
  
• Хранение документов — включает все подтверждающие бумаги: счета, акты, чеки и накладные, которые могут быть запрошены при проверке.

Дальше всё зависит от формы бизнеса.

ИП на УСН

Предприниматели на упрощёнке сдают декларацию один раз в год — до 25 апреля следующего года (за 2025 год — до 25 апреля 2026 года). Если доходов не было — сдаётся нулевая декларация.

Кроме декларации:

• ежеквартально платят авансовые платежи (до 25-го числа следующего месяца);
• ведут КУДиР — туда заносятся все доходы и расходы, документ можно не сдавать, но нужно хранить.

ООО на УСН

Организации сдают декларацию по УСН до 25 марта следующего года. К ней добавляется упрощённая бухгалтерская отчётность.

Также нужно:

• платить авансовые платежи ежеквартально (до 25 числа месяца, следующего за истекшим кварталом);
• вести КУДиР по правилам УСН;
• если есть сотрудники — подавать отчёты по страховым взносам и перечислять их до 25-го числа месяца, следующий за отчётным кварталом.

С 2025 года компании и ИП на УСН, чей доход за год превысил 60 млн рублей, становятся плательщиками НДС. Освобождение сохраняется только для малого бизнеса, который не превысил лимит или зарегистрировался недавно — это напрямую влияет на налоговую нагрузку на бизнес.

ИП на ОСН

ИП на общей системе налогообложения сдают декларацию 3-НДФЛ до 30 апреля следующего года. Это отчёт о доходах, с которых считается НДФЛ. Уплатить налог нужно в тот же срок. Если у ИП есть сотрудники — добавляются отчёты и страховые взносы, как у компаний.

ООО на ОСН

Для компаний на общей системе отчётности больше всего:

• декларация по налогу на прибыль — до 25 марта;
  
  
• декларация по НДС — каждый квартал, до 25-го числа следующего месяца;
  
  
• авансовые платежи по прибыли — не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчётным периодом;
  
  
• бухгалтерская отчётность — до 31 марта следующего года;
  
  
• при наличии сотрудников — отчёты и взносы в ФНС и СФР.

1. Зарегистрируйте личные кабинеты.

Настройте доступ к личному кабинету ФНС, СФР и «Госуслугам» — без этого вы не увидите начисления, уведомления и сроки отчётности. Подключите уведомления, чтобы не пропустить важные даты.

2. Разделите личные и бизнес-деньги

Откройте расчётный счёт для бизнеса. Это поможет снизить риски самостоятельного учёта и избежать путаницы с налоговой: личные переводы не будут считаться доходом компании.

3. Подберите онлайн-бухгалтерию для ИП

Используйте сервисы вроде Контур.Эльба, Моё дело, 1С:Малый бизнес или БухСофт. Они автоматизируют отчётность, обновляют формы деклараций, напоминают о сроках и синхронизируются с ФНС. Это лучшие сервисы для учёта ИП.

4. Примите учётную политику

Это внутренний документ, где прописано, кто отвечает за учёт, как оформляются операции, какие формы документов применяются. Готовый шаблон можно найти в интернете или в бухгалтерском сервисе.

5. Организуйте хранение первичных документов

Любая операция должна быть подтверждена — договором, актом, накладной или УПД. Без первички запись о расходе или доходе будет считаться недействительной. Документы можно хранить в электронном виде, но с усиленной квалифицированной подписью (ЭП).

6. Фиксируйте операции в КУДиР и проверяйте расчёты

Доходы и расходы вносятся в Книгу учёта доходов и расходов сразу после операции — так проще избежать ошибок и держать под контролем налоговый учёт в 2025 году. Раз в квартал стоит сверять данные из КУДиР и учётного сервиса с банковской выпиской: ошибки и расхождения нужно исправлять до подачи декларации.

7. Контролируйте дедлайны

У налоговой отчётности жёсткий график, и пропускать даты нельзя. Лучше заранее настроить напоминания в бухгалтерском сервисе или календаре, чтобы всё сдавалось вовремя. Если в компании есть сотрудники, отчётов и платежей становится больше — планируйте их заранее, чтобы избежать штрафов и спешки.

8. Проверяйте отчётность перед отправкой

Перед подачей любых документов убедитесь, что все доходы внесены, авансы учтены, формы актуальны. Финальная сверка перед сдачей отчётности — самый надёжный способ избежать штрафов и лишних пояснений в налоговую.

Онлайн-бухгалтерия для ИП от банка «Точка» 

Сервис встроен в интернет-банк «Точка» и подходит для ИП. Автоматически считает налоги и взносы, формирует отчётность и документы. Бесплатен для ИП без сотрудников при открытом счёте в банке, расширенные функции доступны на платных тарифах.

Контур.Эльба

Контур.Эльба — сервис специально для малого бизнеса. Сервис автоматически рассчитывает налоги и страховые взносы, формирует и отправляет УПД, акты, договоры и накладные. Новым ИП открывают доступ ко всем возможностям на год. Компаниям и ИП старше трёх месяцев — на 30 дней к тарифу «Премиум».  

Моё дело

Универсальная онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО. Автоматизирует работу с налогами, документами и зарплатами. При первом подключении предоставляет бесплатный доступ на 3 дня.

Т-Банк: онлайн-бухгалтерия для маркетплейсов 

Бесплатный инструмент для клиентов банка, подходит для ИП на УСН «Доходы». Сервис учитывает сумму всех продаж с комиссией маркетплейсов. Помогает организовать самостоятельный учёт ИП и оплачивать налоги.

Такие сервисы — инструменты для малого бизнеса, которые помогают снизить налоговую нагрузку на бизнес и избежать ошибок при расчётах.

Можно уменьшить затраты на бухгалтерию и привлечь дополнительные источники поддержки — особенно для новых ИП и компаний. Используйте эти способы, даже если ведёте налоговый учёт без бухгалтера.

• Каждый год проверяйте ставку УСН в своём регионе. Ставки определяются на федеральном уровне, но регионы могут снижать их. На сайте налоговой вашего региона можно посмотреть текущие льготы для малого бизнеса и узнать, как уменьшить налоги для ИП и ООО.
  
  
• Изучите льготы для бизнеса в 2025 году. Например, новые ИП могут воспользоваться налоговыми каникулами. Ещё с 1 октября 2025 года вступит в силу закон, который даст МСП и самозанятым право на кредитные каникулы — отсрочку платежей по кредитам до шести месяцев один раз в пять лет.
  
  
• Используйте субсидии для ИП и ООО. Это финансовая поддержка от государства, которую не нужно возвращать. На сайте «Мой бизнес» можно найти центр вашего региона и узнать, какие программы доступны.
  
  
• Посещайте бесплатные курсы и семинары. Их часто проводят сервисы для учёта и документооборота. Так вы сможете узнать, как вести бухгалтерию самому и не упустите важные новости.