Машиночитаемая доверенность (МЧД): что это и как с ней работать

Кратко

• Машиночитаемая доверенность (МЧД) — аналог бумажной доверенности. Нужна, чтобы сотрудники или представители бизнеса могли подписывать электронные документы от лица компании.
• МЧД можно создать на портале ФНС или на Госуслугах — через профиль организации или ИП.
• МЧД можно передоверить другой компании или ИП без нотариуса. Если сотрудник передоверяет другому сотруднику или представителю — физлицу, действие обязательно заверяют у нотариуса.
• Когда сотрудники увольняются, обязательно проверяйте, не оформлены ли на них доверенности. Если оформлены — отзовите МЧД. Это можно сделать на том же ресурсе, где создавали доверенность.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный аналог привычной бумажной доверенности. Она нужна, чтобы сотрудник или представитель компании — физическое лицо — мог подписывать электронные документы от имени бизнеса. 

Например: 

• бухгалтер сдаёт отчётность в налоговую, Росстат или социальный фонд;
• менеджер по продажам подписывает договоры, счета-фактуры, акты с клиентами;
• юрист на аутсорсе представляет интересы компании.

Также МЧД нужна, чтобы работать на портале госзакупок — причём и поставщикам, и покупателям.

МЧД заполняют в электронном виде, сохраняют файл в формате XML и подписывают УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписью. В документе должны быть такие данные:

• Название документа — доверенность.
• Данные доверителя — ФИО, СНИЛС, ИНН, название компании и другие, в зависимости от статуса доверителя.
• Данные поверенного — того, кого вы указываете в доверенности: ФИО, серия и номер паспорта, ИНН, СНИЛС.
• Дата, когда доверенность вступает в силу, и срок действия МЧД— если не указать срок, по закону документ будет действовать один год.
• Список полномочий поверенного — перечислите, что человек может делать по этой доверенности, например, заключать договора от имени директора ООО или представлять компанию в госорганах.

Номер идентификатора полномочий — вставляется автоматически при формировании доверенности. Также его можно посмотреть в классификаторе полномочий. Например, код 1_FNS11 означает, что поверенный может получать в налоговой документы по применению специальных налоговых режимов.

Оформить машиночитаемую доверенность можно на сайте ФНС или на портале Госуслуг. 

Как оформить МЧД на сотрудника или компанию на сайте ФНС

1. Зайдите на сайт и выберите форму доверенности — обычно нужна единая форма. Нажмите «Ввод сведений» и переходите на следующий этап.

2. Внесите сведения о доверенности. Укажите внутренний номер документа, дату выдачи и срок действия. Уникальный номер формируется автоматически. Нажмите «Готово».

3. Заполните информацию о доверителе. Если это компания, укажите ИНН, КПП, ОГРН. Если ИП, нужны ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.

4. Внесите данные о представителе: компания, ИП или физическое лицо. Укажите необходимые реквизиты, например, ФИО, СНИЛС, ИНН и паспорт, если поверенный — ваш сотрудник. 

5. Отметьте, может ли представитель передоверять полномочия другому физическому или юридическому лицу.

6. Выберите из классификатора полномочия, которыми будет обладать поверенный. 

7. Проверьте черновик и сформируйте доверенность в файле формата XML.

Как создать МЧД на Госуслугах

Оформить МЧД можно только через личный кабинет компании или ИП. Для этого откройте «Профиль», выберите «Доверенности и доступы» → «Доверенности». 

Поверенным может быть сотрудник, который привязан к профилю предприятия, или другой человек с подтверждённой учётной записью на Госуслугах. Выберите статус представителя и создайте доверенность.

Однако одной доверенности недостаточно, чтобы подписывать документы. Потребуется ещё электронная подпись. Её получают в специальном центре или с помощью приложения «Госключ». Об этом рассказывали в другой статье. 

Чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть подписан реальными людьми с актуальными полномочиями. Допустим, вы подписали договор с контрагентом по доверенности от него. Если она окажется недействительной, вы можете оспорить сделку. Поэтому перед каждым подписанием электронного документа по доверенности её нужно проверять. 

Есть несколько способов, как это сделать:

• На сайте ФНС — введите уникальный номер доверенности и посмотрите результат. Это быстрая проверка, которая позволит получить краткую информацию: дату выдачи, срок действия, действует ли сейчас. Если нужны подробные сведения, используйте сервис «Посмотреть доверенность». Кроме номера тут нужно ввести ИНН доверителя и представителя.
• В сервисе Госуслуг — нужно загрузить XML-файл доверенности и файл отсоединённой электронной подписи. 
• Через оператора ЭДО, с которым вы работаете и при условии, что в системе есть функция проверки. 

Электронную доверенность можно передоверить. Например, ИП оформляет МЧД на бухгалтерскую компанию. Та, в свою очередь, может передоверить её на своего конкретного сотрудника, который занимается отчётностью ИП. 

Для этого при оформлении МЧД предпринимателю нужно указать, что её можно передоверить. Без нотариуса это можно сделать, если:

• МЧД выдаёт компания другой компании,
• МЧД выдаёт компания индивидуальному предпринимателю.

Если нужно, чтобы сотрудник компании выдал доверенность другому сотруднику, такой документ придётся заверять у нотариуса. Например, ИП сделал МЧД, чтобы документы мог подписывать юрист. А юристу нужно передоверить доверенность бухгалтеру — это можно сделать только через нотариуса.  

Бывают ситуации, когда МЧД нужно отозвать. Например, сотрудник, на которого была оформлена доверенность, уволился.  Если не аннулировать документ, есть риск, что бывший работник продолжит подписывать бумаги от имени компании. Это грозит финансовыми потерями и судебными разбирательствами для бизнеса. Чтобы избежать таких ситуаций, при увольнении сотрудников проверяйте, есть ли на них доверенности. Если да, оформляйте отмену.

Отозвать доверенность можно на том же ресурсе, где её создавали. Для этого:

1.  Сформируйте заявление на отмену МЧД.
2.  Подпишите заявление электронной подписью ИП или руководителя компании.
3.  Зарегистрируйте заявление в реестре Федеральной нотариальной палаты. 

Если МЧД формировали на сайте ФНС, сведения от отзыве документа автоматически попадут реестр. Если создавали доверенность в другом сервисе, зарегистрировать отмену нужно вручную, в личном кабинете Федеральной нотариальной палаты. Для этого нужно выбрать сервис «Регистрация распоряжения об отмене доверенностей, за исключением нотариально заверенных доверенностей».