Как правильно сократить сотрудника

• Сокращение бывает двух видов. Сокращение штата — когда должность выводят из штатного расписания. Сокращение численности — если должность оставляют, но сокращают количество сотрудников. 
• Компания в праве решать, кого сокращать, а кого оставить. Но нельзя сокращать беременных, женщин с детьми до трёх лет, одиноких матерей или единственных кормильцев в семье.
• Процедура сокращения регламентирована, поэтому важно пройти все этапы, чтобы не получить штрафы — от одной до пяти тысяч рублей для ИП и от 30 до 50 тысяч рублей для юрлиц.

Сокращение — это расторжение трудового договора по инициативе работодателя. В статье 81 Трудового кодекса РФ есть две формулировки:

• Сокращение штата — из штатного расписания полностью исключают должность. Например, на складе есть водители погрузчика и кладовщики. Должность водителя сокращают, оставляют только кладовщиков.
• Сокращение численности — должность остаётся, но сокращают количество сотрудников. Например, в штате было три менеджера по работе с маркетплейсами, после сокращения оставили одного.

Чаще всего компании сокращают сотрудников, чтобы снизить расходы бизнеса. Например, предприниматель видит, что выручка и прибыль каждый месяц снижаются и расходы на зарплату превышают доходы компании. Он принимает решение сократить несколько сотрудников.

Ещё сокращения проводят, если компания оптимизирует процессы, например, объединяет отделы, передаёт какие-то задачи на аутсорс, автоматизирует рутинные операции.

Предложить — да, а вот заставить это сделать — нет. Если сотруднику угрожать, оказывать на него психологическое давление, создавать невыносимые условия для работы, человек может пожаловаться в трудовую инспекцию или обратиться в суд. И велика вероятность, что суд встанет на сторону сотрудника.

Чтобы не нарушать закон, можно предложить сотруднику уволиться по соглашению сторон. Процедура гораздо проще сокращения, главное — правильно оформить документ. Обычно в соглашении указывают срок расторжения трудового договора, размер компенсации, другие значимые условия. Также обязательно прописывают, что стороны не имеют друг к другу претензий.

Каждая компания сама решает, кого сократить. Но есть защищённые категории работников, которых сокращать нельзя. Вот они:

• беременные;
• женщины с детьми до трёх лет;
• одинокие матери с ребёнком до 14 лет или ребёнком-инвалидом до 18 лет;
• сотрудники, которые без матери воспитывают ребёнка до 14 лет или ребёнка-инвалида до 18 лет;
• работники — единственные кормильцы ребёнка-инвалида до 18 лет или многодетные родители, если есть ребёнок до трёх лет.

Также нельзя сократить сотрудника, если он находится в отпуске или на больничном. Процедуру увольнения можно запустить, только когда человек выйдет на работу.

Несовершеннолетних сотрудников можно сократить только с согласия трудовой инспекции и комиссии по делам несовершеннолетних. Но если компания ликвидируется или ИП прекращает деятельность, такое согласие не нужно.

Если вы сокращаете несколько сотрудников на одной должности, оцените их квалификацию и эффективность. У кого эти показатели выше, тот по закону имеет преимущество.

Если у сотрудников равные показатели квалификации, преимущество отдают тому, кто относится к защищённой категории, например:

• единственный работающий в семье;
• у сотрудника на иждивении больше двух человек;
• человек учится по направлению работодателя и совмещает учёбу с работой.

Порядок сокращения работников строго регламентирован. Чтобы не получить штрафы от трудовой инспекции, действуйте по шагам.

Строгой формы приказа нет, но важно прописать в документе такие пункты:

• причина сокращения, например, ликвидация отдела;
• основание для сокращения, например, протокол совещания или решение учредителей;
• дата начала мероприятий по сокращению;
• должности и число сотрудников, которых сокращают;
• ответственные за исполнение приказа;
• порядок сокращения работника.

Для этого нужно заполнить форму на портале «Работа России». Сроки уведомления зависят от организационно-правовой формы бизнеса:

• Если вы индивидуальный предприниматель, отправьте уведомление за две недели.
• Если юрлицо, сообщите о сокращении в службу занятости за два месяца. 

Бывает, что компания проводит массовое сокращение, то есть одновременно увольняет много сотрудников. В этом случае службу занятости нужно уведомить за три месяца до начала процедуры. 

Сроки зависят от организационно-правовой формы бизнеса и условий работы:

• за два месяца, если работодатель — юрлицо;
• за семь дней, если сотрудника приняли на сезонную работу;
• за три дня, если с сотрудником заключили трудовой договор сроком меньше, чем на два месяца.

Индивидуальные предприниматели сами устанавливают срок уведомления и прописывают его в трудовом договоре с сотрудником — обычно это одна–две недели.

В уведомлении укажите дату и причину сокращения, предложите вакансии. Если их нет, обязательно напишите об этом в документе.

Всем сотрудникам, которых вы планируете сократить, нужно вручить уведомление — на бумаге или в системе КЭДО — и убедиться, что все подписали документ. Если человек отказывается это делать, нужно составить акт в присутствии двух свидетелей.

Если работник соглашается перейти на другую должность, оформите перевод. Если нет, отметьте это в уведомлении и продолжайте процедуру сокращения.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому можно создать свою или использовать форму Т-8. В приказе укажите ФИО сотрудника и его должность, дату и основание для увольнения. Человек должен ознакомиться с документом и подписать его в последний рабочий день.

Если у работника бумажная трудовая, впишите в неё данные об увольнении в той же формулировке, как и в приказе. Для электронной трудовой создайте форму СТД-Р и тоже внесите в неё информацию из приказа. 

Кроме этого для каждого сотрудника подготовьте:

• справку о зарплате за два предыдущих года;
• сведения о начисленных и уплаченных взносах обязательного пенсионного страхования.

Если вы сокращаете сотрудников, то обязаны выплатить каждому:

• Зарплату за отработанные в текущем месяце дни. Например, если менеджера сокращают с 15 мая, ему нужно выплатить зарплату за период с 1 по 14 мая.
• Компенсацию за неиспользованный отпуск. Выплачивают, если сотрудник отгулял не весь отпуск.
• Выходное пособие в размере среднемесячного заработка. Его рассчитывают по формуле:

Например, средний дневной заработок кладовщика — 2300 рублей. Среднее количество рабочих дней в месяц в 2026 году — 247 дней / 12 месяцев = 20,58. Значит, кладовщик получит выходное пособие в размере 2300 * 20,58 = 47 334 рубля.

• Среднемесячный заработок за второй месяц, пока человек ищет работу. Если бывший сотрудник не найдёт место и за этот срок, он может получить в службе занятости справку и обратиться к работодателю с заявлением о выплате пособия за третий месяц. 

Прежде чем запускать процедуру сокращения работников по инициативе работодателя, проанализируйте, сколько вам это будет стоить. Возможно, выгоднее будет оставить человека в штате, но пересмотреть систему оплаты труда.

Если работодатель нарушит процедуру сокращения, сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию или суд. Если контролирующие органы выявят нарушения, компании грозит штраф. ИП придётся выплатить до 5 тысяч рублей, юрлицам — 30-50 тысяч рублей.

Чаще всего работодатели допускают такие ошибки.

Работника, который открыл листок нетрудоспособности до даты сокращения, уволить нельзя. При этом двухмесячный срок уведомления не начинается заново. Фактически вы можете уволить человека не раньше, чем на следующий день после того, как он закроет больничный.

Часто компании отправляют уведомления о сокращении по электронной почте — особенно тем, кто работает удалённо. Если человек не расписался, он может заявить, что не получал документ, и его восстановят в должности.

Если во время сокращения в компании будут открытые позиции, под которые сотрудник подходит, но ему их не предложили, суд квалифицирует это как нарушение обязанности предложить работу.

Если после сокращения штатной должности вы принимаете сотрудника на похожую должность, пусть и с другим названием, суд может признать сокращение притворным. Вам придётся восстановить уволенного сотрудника и выплатить средний заработок за время вынужденного прогула.

Если новая должность действительно различается по требованиям и функционалу, это нужно чётко зафиксировать в документах: должностных инструкциях и трудовом договоре.