Как провести инвентаризацию на складе

• Инвентаризация — это проверка, которая показывает, сколько товара на самом деле.
• Инвентаризация бывает полной или частичной, плановой или внеплановой, обязательной или инициативной. Всё зависит от ваших целей. Это может быть подготовка к налоговой проверке, поиск неликвида, оптимизация логистики.
• Чтобы процедура не превратилась в хаос, разделите инвентаризацию на пять шагов: издайте распоряжение, пересчитайте имущество, сравните данные с базой, оформите акт с результатами проверки и примите решение по расхождениям.
• Чаще всего проблемы возникают, когда проверку делают наспех, без системы, а итоги не закрепляют на бумаге. За это бизнес может получить штраф до 30 тысяч рублей.

Инвентаризация — это когда компания пересчитывает собственное имущество, чтобы убедиться, что данные в документах соответствуют реальности.

Например, вы купили 200 пар обуви. По документам продали 100 — значит, должно остаться ещё 100. Пересчитали — оказалось 80. То есть не хватает 20 пар, и нужно разобраться почему: возможно, произошла ошибка в учёте или на складе завёлся вор.

• Лучше планируете закупки. Понимая реальные остатки, вы не берёте лишний товар и не дублируете то, что уже лежит на складе.
• Быстро находите неликвид. Инвентаризация помогает увидеть, что часть склада забита товарами, которые плохо продаются или скоро испортятся.
• Оптимизируете логистику. Товар заказывают по 100 штук, а продают по 120. Его постоянно не хватает, и приходится срочно дозаказывать и переплачивать за доставку.
• Не портите рейтинг магазина. Например, на сайте написано, что есть пять планшетов, а на складе их уже нет. Покупатели оформляют заказы, получают отказы и оставляют негативные отзывы.
• Нет проблем с налоговой. Инспекция может попросить подтвердить остатки товара. Если документов нет или указаны недостоверные данные, можно получить штраф.

При инвентаризации проверяют всё имущество компании: товары, сырьё, оборудование, здания, а также нематериальные активы вроде вкладов, акций и долгов.

Всё, что нужно проверять при инвентаризации, отразили на картинке ниже. Сохраните её как шпаргалку.

Рассказали подробнее в таблице, что конкретно проверяют при инвентаризации:

Чтобы не тратить время и ресурсы зря.

Необязательно каждый раз проверять всё имущество компании. Иногда полезно проверить что-то одно, скажем, одну категорию товара в любое удобное для вас время. Такая инвентаризация будет одновременно частичной, внеплановой и инициативной.

Про виды инвентаризации рассказали в таблице.

Кто. По закону её должны проводить юридические компании. Такая инвентаризация называется бухгалтерской. ИП может выполнять инвентаризацию по желанию, если не ведёт бухгалтерский учёт. Например, чтобы проверить запасы товаров или работу склада. Но на практике регулярная сверка остатков нужна любому бизнесу.

За инвентаризацию отвечают конкретные люди. Обычно руководитель компании назначает инвентаризационную комиссию. В неё входят бухгалтеры, администраторы и технические специалисты.

Люди, которые материально отвечают за склад, например кладовщики, не могут быть председателями комиссии — они лишь присутствуют при пересчёте. Это логично: нельзя давать человеку проверять самого себя.

Когда. Для каждого подразделения (цеха, склада, торгового зала) разрабатывается свой график проверок. Например, магазин со скоропортящейся продукцией сверяет товар каждый день. Одежду будет достаточно проверять раз в неделю или месяц.

Вот что нужно знать об инвентаризации на маркетплейсе:

• Если вы работаете по модели FBS. Инвентаризацию стоит проводить перед началом сборки заказов. Если в системе числится товар, которого нет на полке, придётся отменить заказ. Высокий процент отмен может ухудшить рейтинг магазина. Рекомендуем регулярно проверять топовые позиции и те, по которым чаще всего возникают расхождения.
• Если вы работаете по модели FBY. Здесь складской учёт ведёт маркетплейс. Маркет проводит плановую инвентаризацию на своих складах не реже двух раз в год. Ваша задача — следить за условиями договора (приложение № 2.8), где прописано, как Маркет сообщает о расхождениях — излишках и недостачах. Если после проверки обнаружится пропажа, вы можете подать претензию. Если она подтвердится, Маркет компенсирует стоимость товара по условиям договора.

Чтобы порядок проведения инвентаризации был чётким, следуйте этим пяти шагам.

Руководитель издаёт приказ о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22. В нём прописывают состав комиссии, сроки, перечень проверяемого имущества и вид инвентаризации. Материально ответственный сотрудник, допустим, кладовщик, даёт расписку, что имущество учтено и все документы сданы в бухгалтерию.

Комиссия пересчитывает, перевешивает или перемеряет всё, что числится в документах. Данные заносят в специальные формы. Для разных типов имущества используют разные формы.

Считайте всё, включая брак, уценёнку и товары, которые лежат отдельно: в проходе, под стеллажом, в зоне возвратов. Не пропускайте пустые упаковки — их тоже необходимо зафиксировать.

Бухгалтер или оператор сравнивает фактические остатки из описей с тем, что числится в учётной системе, скажем, 1С, «МойСклад» или Excel. Расхождения фиксируют в сличительной ведомости — это итоговый документ-сравнение. Без этой ведомости нельзя списать недостачу или поставить на баланс излишки.

Если есть расхождения, то стоит проверить документы на приход и расход за период. Часто ошибка возникает из-за того, что поставка не оприходована или продажа не списана.

Комиссия составляет протокол или акт о результатах инвентаризации по форме № ИНВ-26:

В документе отражают излишки, недостачи (с указанием возможной причины: кража, порча, пересорт, ошибка учёта), пересортицу.

Все члены комиссии и материально ответственные лица подписывают акт. Без подписей документ недействителен. Если недостача в пределах норм естественной убыли, например усушка продуктов питания, это списывается на издержки. Сверх норм — взыскивается с материально ответственных лиц или идёт в убытки.

Результаты утверждает руководитель приказом. Дальше — в зависимости от того, что нашли.

Помните, что инвентаризация считается завершённой только тогда, когда данные отражены в вашем учёте (1С, «МойСклад») и обновлены, например, в кабинете продавца. Все результаты отражают в учёте в том месяце, когда проверка закончилась. Итоги годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчётности.

Если не отразить результаты — это нарушение, за которое могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ от 5 до 20 тысяч рублей или отстранить от должности на срок до двух лет при повторных нарушениях.

Ещё налоговая может оштрафовать по ст. 120 НК РФ до 30 тысяч рублей, если ошиблись и указали некорректные данные. А если в ходе проверки налоговая найдёт у вас неучтённые излишки товара, это признают доходом, с которого не уплачен налог. В таком случае получите штраф в размере 20% от суммы недоимки. Плюс пени за каждый день просрочки.