Сотрудник попросил написать на него характеристику. Рассказываем, как это сделать

• Характеристика на сотрудника — это официальный документ, в котором вы описываете профессиональные и личные качества сотрудника, его навыки и достижения.
• Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать характеристику в течение трёх рабочих дней со дня подачи сотрудником письменного заявления.
• Единой формы для написания характеристики нет, и каждая компания может разработать свой шаблон. Но есть стандартная структура, которая подходит для большинства ситуаций и состоит из четырёх блоков: шапки, информации о сотруднике, основной части и заключения.

Характеристика с места работы — это официальный документ, в котором вы, как работодатель, описываете профессиональные и личные качества сотрудника, его навыки и достижения за время работы. По сути, это просто отзыв, только не на товар на маркетплейсе, а на работника.

Работодателю. Например, если вам нужен новый руководитель отдела маркетинга, можете запросить у кандидата характеристику с прошлого места работы, чтобы убедиться в его навыках.

Сотруднику. Изначально документ нужен именно работнику. Вот самые частые случаи, когда может понадобиться характеристика, и что в ней должно быть:

Обычно это делает непосредственный руководитель. Именно он видит повседневную работу человека, знает его сильные стороны и зоны роста, может опираться на конкретные результаты работы и цифры вместо слухов.

Иногда документ составляет HR-специалист. Но в любом случае финальную версию нужно будет подписать руководителю компании.

Сроки, в которые готовится характеристика, зависят от того, кто именно её запрашивает:

• Если с просьбой обратился текущий сотрудник, действует статья 62 Трудового кодекса РФ. Она обязывает работодателя выдать документ в течение трёх рабочих дней со дня подачи сотрудником письменного заявления.
• Если характеристику просит бывший сотрудник, то по закону руководитель может согласиться или отказать. Но если после отказа работник пойдёт в суд, скорее всего, судья встанет на его сторону. Потому что отказ может помешать бывшему сотруднику в поиске новой работы.
• Если запрос пришёл извне, например от банка или суда, действует другой порядок. Желаемую дату ответа указывает организация, которая составляет запрос. Если же срока нет, не стоит затягивать с характеристикой. Лучше подготовить её в течение пяти-семи рабочих дней.

Единой формы для характеристики нет, и каждая компания может разработать свой шаблон. Но есть стандартная структура из четырёх блоков, которая подходит для большинства ситуаций:

1. Шапка. В ней нужно прописать полное название компании, юридический адрес, телефон, ИНН или ОГРН. Если характеристика внешняя и адресована конкретной организации, пишут: «По месту требования» или точное название компании.
2. Информация о сотруднике. Здесь вы указываете базовые данные: ФИО, год рождения или возраст, образование, стаж работы в компании. Всё это можно оформить небольшим списком, чтобы текст легче читался.
3. Основная часть. Здесь вы описываете профессиональные навыки сотрудника, его личные качества и конкретные достижения.
4. Заключение. Последний абзац содержит итоговую формулировку и указание, куда выдаётся документ. Например: «Характеристика выдана для предъявления в Выборгский районный суд г. Санкт-Петербурга». Завершают документ подписи руководства и печать компании.

Чтобы грамотно составить характеристику, стоит придерживаться ещё нескольких правил.

Учитывайте вид характеристики

Все характеристики с места работы можно условно разделить на две группы:

• По назначению. Внутренняя не выходит за пределы компании и обычно нужна для решения кадровых вопросов: повышения, перевода в другой отдел, направления на обучение или награждения.

Внешняя характеристика составляется по запросу другой организации или самого сотрудника, если ему нужно предъявить документ в банке, посольстве, суде или на новой работе.

• По содержанию. В положительной характеристике перечисляются сильные стороны сотрудника, его достижения, дисциплинированность и хорошие отношения с коллегами.

В отрицательной указываются профессиональные промахи, нарушения трудовой дисциплины или личностные качества, которые мешают работе.

Основывайтесь на объективных данных

Личная симпатия или неприязнь не должны влиять на формулировки в характеристике. Фразы вроде «всегда всё делает вовремя» или «работает хорошо» не отражают объективной картины. Нужны конкретные факты, цифры, ситуации. Например: «Получил повышение до старшего специалиста через полгода работы» или «Самостоятельно обучил трёх стажёров».

Проверяйте информацию, которую указываете

Всё, что вы указываете в тексте, должно соответствовать реальности. Например, если вы случайно написали, что сотрудник окончил МГУ, а у него диплом МПГУ — это ложные сведения. Такая характеристика может навредить репутации, а иногда и привести в суд. Поэтому перед тем, как подписывать документ, стоит сверить данные с личным делом сотрудника.

Придерживайтесь делового стиля

Характеристика — это официальный документ, даже если делается «для своих» и нужна только внутри компании. Не стоит использовать просторечия, жаргонизмы, уменьшительно-ласкательные слова и эмоциональную окраску.

Если затрудняетесь с формулировками, не выдумывайте всё с нуля. Лучше возьмите за основу готовый шаблон и впишите туда информацию о вашем сотруднике. Образец характеристики в формате гугл-документа можно скачать по ссылке.