Электронные транспортные накладные в 2026 году: сроки, требования и порядок внедрения

Кратко

• С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная станет обязательной при коммерческих перевозках.
• Новые правила касаются всех участников перевозок: грузоотправителей, получателей, транспортных компаний, водителей и экспедиторов. 
• Электронная транспортная накладная формируется в несколько этапов, для каждого участника есть свой раздел, который он подписывает электронно.  
• Транспортные накладные в электронном виде делают оформление перевозки быстрее и удобнее — не нужно печать кучу бумаг и ждать подписанные оригиналы документов, чтобы оплатить счета. 
• Лучше начать тестировать процесс прямо сейчас, пока ещё электронные накладные можно использовать добровольно. 

Электронная транспортная накладная —ЭТрН — это цифровой аналог бумажной транспортной накладной. Её оформляют транспортные компании или экспедиторы для коммерческих грузоперевозок. 

ЭТрН существует только в электронном виде и обладает такой же юридической силой, как и бумажная. Это XML-файл, который содержит четыре обязательных титула. Их подписывают последовательно все участники перевозки. Эти требования зафиксированы в приказе №ЕД-7-26/1065@.  

Пример. Вы шьёте спортивные костюмы. И чтобы отправить партию товара на склад покупателя, обратились в транспортную компанию. Значит, вам нужно сформировать накладную, указать информацию о грузе и поставить в подпись. Перевозчик и покупатель также заполняют свои файлы в накладной и подписывают её. В итоге в документе будет четыре подписи: ваша, покупателя, и две перевозчика — при погрузке и выгрузке товара. 

Есть случаи, когда не нужно оформлять ЭТрН:

• покупатель забирает товар со склада поставщика на своём автомобиле;
• поставщик доставляет товары своим транспортом;
• компания перевозит грузы на собственном транспорте, например, со своего производства, на свой склад.  

Сейчас транспортные накладные в электронном виде оформляют только при перевозке алкогольной продукции. Но уже с 1 сентября 2026 года по Федеральному закону №140-ФЗ  ЭТрН станет обязательной для автомобильных, железнодорожных и воздушных коммерческих перевозок. Бумажные документы будут недействительными. 

Кто обязан работать с ЭТрН с сентября 2026 года:

• грузоотправители
• перевозчики и водители
• грузополучатели
• экспедиторы

Оформить перевозку станет быстрее и проще. Показали, как изменится процесс, на примере. Допустим вы продаёте стиральный порошок и вам нужно отвезти 200 коробок на склад покупателя. 

Как сейчас. Сначала вам нужно подготовить документы на бумаге: договор с транспортной компанией, заказ-заявку и накладную в четырёх экземплярах (одну для отчётности, другую для бухгалтерии, остальные — отдаёте водителю). Затем водитель принимает пачку бумаг, проверяет и увозит товар. Получатель проверяет товар, ставит подпись и печать на копиях накладных. Одну оставляет себе, вторую — отдаёт водителю. После этого водитель привозит подписанные накладные обратно (иногда на это уходит несколько дней). Бухгалтер проверяет документы, подшивает их в архив и оплачивает услугу транспортной компании.

Как будет. Вы оформляете договор и заказ-заявку в ЭДО. Затем формируете ЭТрН и ставите электронную подписью. Водитель проверяет груз и подписывает документ с помощью ПЭП и уезжает с товаром. Получатель открывает ЭТрН на компьютере или планшете, сверяет количество коробок и подписывает документ своей КЭП. Водитель указывает в приложении, что сдал груз. После этого бухгалтер транспортной компании сразу выставляет электронный счёт, а ваша бухгалтерия его оплачивает.  

ЭТрН формируется поэтапно и состоит из цепочки электронных файлов — титулов. В стандартной перевозке обычно используют четыре титула.

Титул 1. Грузоотправитель заполняет данные о себе, получателе, самом грузе, условиях перевозки, адреса погрузки и выгрузки. 

Титул 2. Перевозчик указывает свои данные, информацию о водителе и машине, особенности маршрута. На этом этапе он подтверждает, что принял груз и согласен с условиями. 

Титул 3. Грузополучатель подтверждает, что принял груз, указывает дату и время разгрузки. А также прописывает замечания по перевозке, недостачу и повреждения, если они есть. 

Титул 4. Перевозчик заполняет, во сколько машина прибыла и разгрузилась, сведения о выданном грузе, были ли повреждения или недостача. 

Бывают ситуации, когда приходится использовать дополнительные титулы.

Титул 5. Его заполняет перевозчик, если изменилась стоимость услуги. Например, поменялся маршрут или машина долго ждала погрузки. 

Титул 6. Оформляет грузоотправитель, после того, как проверил расчёты перевозчика в Титуле 5.  

Титул 7. Заполняет перевозчик, если в процессе доставки поменялся адрес выгрузки или получатель груза.

Титул 8. Оформляет перевозчик, когда пришлось заменить водителя или транспорт. Например, при поломке машины в пути, ДТП или тахограф показал, что время нахождения водителя за рулём закончилось.  

Шаг 1. Проанализируйте текущую работу компании. Пока есть время до сентября, разберитесь, какие сотрудники на складах и в офисе отвечают за отправку и приёмку грузов, какие документы оформляют, кто их подписывает и где хранят. Выявите, что доставляет больше трудностей, например, частые ошибки при заполнении документов или их долгая передача. 

Шаг 2. Проверьте техническое оснащение. Убедитесь, что у сотрудников на складах и водителей есть смартфоны или планшеты с доступом в интернет. 

Шаг 3. Выберите оператора. Он должен быть в списке Минтранса. В июне 2026 года там находится 13 операторов, которые передают ЭТрН в ГИС ЭПД.

Шаг 4. Оформите электронные подписи. Они нужны всем участникам перевозки. Водителям подойдет ПЭП (можно оформить через Госуслуги), а всем остальным — УКЭП (через ФНС). А чтобы подписывать документы от имени компании, ответственным лицам нужна машиночитаемая доверенность.

Шаг 5. Обучите сотрудников. Для этого у операторов ЭДО есть учебные материалы. Например, у оператора «Астрал» можно получить  руководство пользователя, а на сайте оператора «КонтурДиадок» размещены статьи-инструкции. 

Шаг 6. Согласуйте переход с контрагентами. Если хотя бы у одного участника перевозки не будет цифрового формата, накладная не закроется. Отправьте уведомления своим поставщикам, покупателям и транспортным компаниям, чтобы они подключили ЭДО. Убедиться, что контрагент есть в системе, можно через поиск. Для этого нужно указать ИНН организации. Затем можно создать в системе тестовую перевозку и посмотреть, могут контрагенты подписать свои титулы. 

Шаг 7. Начните тестовые перевозки с ЭТрН. Для начала подойдут 1-2 постоянных маршрута. Чтобы подстраховаться и выявить возможные заминки, лучше дублировать документы на бумаге. Это поможет наладить процессы до того, как транспортные накладные в электронном виде станут обязательными. 

Два риска — для тех, кто перевозит грузы, и для тех, кто их отправляет или принимает. 

В первом случае, если экспедитор не находится в реестре Минтранса, он не может заниматься перевозкой грузов. За это полагается штраф:

• от 3000 до 5000 рублей для физических лиц;
• от 100000 до 300000 рублей для компаний.

Во втором перевозку признают незаконной. Например, если водителя остановит ГИБДД, даже если у него будет бумажная накладная, но не будет электронной, инспектор приравняет это к отсутствию документов на груз. 

Разберём, что получит бизнес, подробнее. 

Преимущества

Быстрый обмен документами. Электронную накладную видят все участники перевозки. Не нужно ждать бумажную накладную. 

Экономия на документообороте. Крупным и средним компаниям, которые уже используют ЭДО, электронные накладные помогут снизить внутренние затраты. Больше не нужно тратить бумагу, краску в принтере, искать место, где хранить бумаги. А, значит, можно сохранить тарифы на перевозку. 

Быстрая оплата. Бухгалтерия выставляет счета сразу после разгрузки, а не ждёт пока контрагент подпишет бумажные документы. 

Удобная навигация. Накладные можно выгрузить из системы в любой момент, а не искать в папках нужный лист, который лежит там несколько лет. 

Контроль в реальном времени. Все участники видят один и тот же документ, могут проверить информацию в нём, отследить, на каком этапе находится процесс и кто уже подписал свой титул. 

Мгновенные корректировки. Если вдруг поменялся адрес доставки или автомобиль, заменить данные можно за несколько минут. 

Сложности

Затраты на внедрение. Нужно оплатить отправку документов сразу за год. Например, годовой пакет на 250 документов стоит от 2500 рублей, а на 3000 — от 22 000 рублей. Кроме этого, нужно обеспечить техникой сотрудников склада и водителей. 

Время и ресурсы на обучение персонала. Они должны уметь работать в ЭДО и пользоваться электронными подписями. 

Зависимость от ЭДО. Через него передаются все данные. Поэтому если не будет интернета или сервис не будет работать, оформить ЭТрН не получится. 

Нужна готовность всех партнёров. Если кто-то из ваших контрагентов, ещё не работает с ЭДО, сотрудничать с ним не получится. Бумажные накладные не подойдут.