Дебиторская задолженность: что это такое и как держать деньги бизнеса под контролем
Дебиторская задолженность — это ситуация, когда вы уже заплатили деньги за услугу или товар, но пока их не получили. Спойлер: это нормальная ситуация, особенно в малом бизнесе. Но надо держать руку на пульсе, потому что долг может вылиться в невозможность платить по обязательствам и кассовый разрыв.
В статье рассказываем, что такое дебиторская задолженность и как ею управлять без вреда для бизнеса.
Что такое дебиторская задолженность и откуда она берётся
Долги других людей или компаний перед бизнесом называются дебиторской задолженностью. Она возникает в двух случаях:
- Вы выполнили свою часть сделки, а оплату ещё не получили (вам должны деньги).
- Вы оплатили товар или услугу авансом, но их вам ещё не предоставили (вам должны товар или работу).
Например, компания продаёт детские товары на маркетплейсах и одновременно поставляет небольшие партии в офлайн-магазины по договору. Отгрузили партию конструкторов на 50 000 рублей с отсрочкой платежа на 14 дней. С момента отгрузки и до момента поступления денег на счёт эти 50 000 рублей — дебиторская задолженность.
Важно не путать:
- Дебиторская задолженность — должны вам (это ваш актив).
- Кредиторская задолженность — должны вы (поставщикам, банку, сотрудникам).
В бизнесе дебиторка появляется каждый раз, когда передача товара и плата за него не происходят одновременно. Собрали наиболее частые ситуации, в которых деньги или товары на время «зависают» у партнёров.
Сценарий | Как это работает |
Отсрочка платежа | Вы отправляете товар сейчас, а получатель оплачивает его через несколько дней |
Постоплата | Например, вы уже отгрузили товар, а вторая сторона вначале отправила документы на подпись, только потом оплатила |
Авансы поставщикам | Вы заказали партию товара на заводе и внесли предоплату. Пока производство не отгрузит вам товар, он считается дебиторской задолженностью |
Возвраты и брак | Например, вы оплатили партию товара, но часть продукции пришла с браком. Деньги за неё — дебиторская задолженность |
Ошибки в документах | Деньги могут задержаться, если в документах возникнет ошибка или акт подпишут не сразу |
Штрафы, пени и неустойки | Если по договору предусмотрены штрафы за нарушение условий, до момента оплаты они также относятся к дебиторке |
Какие бывают виды дебиторской задолженности и чем они отличаются
Разделение дебиторской задолженности на виды нужно, чтобы принять решение: в какой ситуации можно ещё подождать, а когда пора бить тревогу.
Например, дебиторку можно разделить по срокам оплаты:
- Текущая: срок получения денег по задолженности ещё не прошёл. Однако, если до него осталась всего пара дней, а контрагент не подтвердит, что деньги в очереди на оплату, стоит про себя напомнить.
- Просроченная: срок оплаты уже прошёл. Чем дольше контрагент не платит, тем сложнее вернуть долг.
Ещё один вид классификации — по степени риска:
- Нормальная — задолженность в рамках договорённостей. Например, вы отгрузили товар 1-го числа, а срок оплаты по договору — 15-е. До этого момента задолженность считается нормальной. Она не вредит отношениям, и вы на неё рассчитываете.
- Сомнительная — есть риск, что долг не будет погашен вовремя. В этом случае необходимо фиксировать долг письменно (составление претензии) и прекращать любые новые отгрузки подрядчику, чтобы долг не копился.
Безнадёжная задолженность — долг, который с высокой вероятностью уже не будет оплачен. Такие суммы возможно списать в убыток, чтобы они не присутствовали на бухгалтерском балансе и не вводили в заблуждение, что у бизнеса есть деньги.
Как вести учёт дебиторской задолженности
Обычно бизнес пользуется системами учёта, которые фиксируют операции автоматически, а некоторые позволяют генерировать документы об оплатах. Если операций немного, вести учёт можно вручную. Потребуются:
- Контрагент — клиент, партнёр, агент.
- Основание долга — договор, счёт, акт, заказ.
- Сумма задолженности — общая и остаток к оплате.
- Срок оплаты — дата по договору или счёту.
- Статус — не наступил срок / просрочено / в работе.
- Дата последнего контакта — напоминание, согласование, перенос срока.
Ещё полезно придерживаться трёх базовых принципов управленческого учёта:
- Проверять контрагентов. Прежде чем дать отсрочку новому партнёру, проверьте его надёжность.
- Установить лимиты. То есть максимальную сумму долга для одного партнёра.
- Регулярно проводить сверки. То есть сравнивать свои данные с данными контрагента и разбираться, если где-то есть расхождения.
При этом акт сверки позволяет не только найти разногласия (их может и не быть), но и проводить корректный налоговый учёт, а также служить доказательством в суде, если до этого дойдёт. Чтобы составить такой акт, нужно выписать все операции с контрагентом за период: поступления, отгрузки, оплаты и расположить их в хронологическом порядке, также указать дату, номер документа (например, акта) и сумму. Потом посчитать, сколько всего денег пришло, сколько ещё нет. Затем два экземпляра направляются второй стороне на подпись, один возвращается вам.
Когда сумма задолженности известна, дальше можно воспользоваться показателем DSO (Days Sales Outstanding), чтобы посчитать скорость возврата денежных средств. DSO показывает, сколько дней в среднем деньги находятся в долгах. Упрощённая формула расчёта на месяц:
DSO = (дебиторская задолженность × 30) / выручка за месяц
Например, дебиторская задолженность — 120 000 рублей, а выручка в месяц — 500 000 рублей. DSO в этом случае составит 7,2 дня.
На что можно ориентироваться:
- До 20–30 дней — нормально. В российском и международном бизнесе стандартный цикл расчётов между компаниями чаще всего привязан к календарному месяцу.
- Больше 45 дней — стоит задуматься. Превышение DSO указывает на риски неплатежей, рост сомнительной задолженности и замедление оборота капитала. Для малого бизнеса это высокий риск ситуации, когда станет нечем платить подрядчикам или сотрудникам.
Как понять, что есть проблемы, и что делать с просроченной дебиторской задолженностью
Собрали в таблице ситуации, до которых лучше не доводить.
Красный флаг | Что значит на практике | Почему опасно |
Дебиторка > 20% выручки | Пятая часть всех ваших денег находится у других людей (компаний) | Вам может не хватить средств на срочную закупку товаров или пополнение складов |
DSO > 30 дней | Деньги возвращаются в бизнес дольше месяца | Замедляется оборачиваемость капитала, бизнес растёт медленнее |
Один должник > 50% долгов | Вы сильно зависите от одного производства или оптовика | Если у него возникнут проблемы, ваш бизнес будет стоять на месте вместе с ним |
Просрочка > 45 дней | Срок оплаты или отгрузки товара нарушен более чем на полтора месяца | Риск, что задолженность станет безнадёжной и её придётся списать |
Если срок прошёл, а денег или товара нет, действуйте по алгоритму:
- Проверьте документы. Убедитесь, что у вас есть подписанный договор и подтверждение оплаты (платёжка).
- Свяжитесь с контрагентом. Первый шаг — вежливый звонок или сообщение. Выясните причину задержки.
- Зафиксируйте новые сроки письменно. Если партнёр просит подождать, оформите это гарантийным письмом.
- Ограничьте работу. Прекратите отгрузки или новые предоплаты, пока старая просроченная дебиторская задолженность не будет закрыта.
Примите решение. Если переговоры не помогают, выберите стратегию: реструктуризация (выплата частями), взыскание через суд или списание, если сумма мала, а затраты на юристов будут выше долга.
Коротко: что важно помнить о дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность — это всё, что другие компании или люди должны вашему бизнесу. Владельцу бизнеса важно её контролировать.
Чек-лист для контроля:
- Учитывайте оба вида задолженности. Помните, что дебиторка — это не только неоплаченные счета от ваших покупателей, но и ваши авансы поставщикам или производствам. Пока товар не поступил на склад, эти деньги остаются в статусе долга.
- Следите за скоростью возврата денег (DSO). Старайтесь, чтобы этот показатель не превышал 30 дней. Если денег нет дольше 45 дней, это повод пересмотреть условия работы с контрагентами.
- Опирайтесь на документы, а не на слова. Любые сроки оплат и поставок фиксируйте в договорах. Проводите сверки с партнёрами не реже раза в месяц — это дисциплинирует обе стороны и даёт юридическую защиту.
- Контролируйте концентрацию долга. Опасно, когда больше половины всей дебиторки приходится на одного партнёра. Если у него возникнут трудности, это может останавливать и ваши процессы.
- Действуйте при первых просрочках. Не ждите месяцами, связывайтесь с должником сразу. Если ситуация затягивается, фиксируйте новые сроки письменно и ограничивайте новые отгрузки или оплаты до погашения старого долга.
Регулярный учёт даже в простой таблице поможет видеть реальное количество средств в обороте и вовремя принимать меры, чтобы бизнес не остался без наличных денег в критический момент.
