Чек-лист: как подготовить свой склад к работе

Рассказываем, как организовать работу собственного склада, чтобы ускорить обработку товаров и сократить издержки.

Дата

30.05.23

Рубрика

Доставлять

Автор статьи

Ксения Бондаренко

Чтобы склад работал как часы, важно отладить все процессы приёмки, размещения и сборки заказов. Делимся небольшим чек-листом, что нужно подготовить для работы, а также советами Сергея Семёнова, главы бренда DIN-ART — производителя мольбертов и планшетов для рисования, и Марии Курбатовой, директора магазина товаров для животных ZooStar.

Оптимизировать пространство

В первую очередь необходимо организовать место на складе. Если раскладывать товар по мере прихода на первые свободные полки, на стеллажах образуется хаос. Найти что-либо будет сложно, а сбор заказов станет занимать очень много времени.

Рекомендуем зонировать пространство по группам товаров. Разделить их можно по любому удобному признаку:

наименование;
артикул;
назначение (бытовая химия, электроника, канцтовары);
условия хранения;
срок годности.

Маркируют зоны обычно с помощью указателей, флажков, локаторов, стрелок и других опознавательных знаков

Также купите стеллажи, которые подойдут для вашего товара, и рассчитайте нагрузку на них, чтобы не допускать превышения предельного веса и объёма.

Ввести программу учёта товаров

Даже на небольшом складе нужна программа учёта товаров: при небольшом ассортименте это может быть обычная таблица с ручным вводом данных, в крупных компаниях нужна полноценная программа складского учёта. Принимать или списывать товары в обход неё точно не стоит: иначе вы не будете знать актуальные остатки.

При поступлении новых товаров на склад нужно сразу отмечать их в программе и отправлять в выделенную зону. Если учёт ведётся в таблице — добавить колонку с местом хранения и конкретным положением на складе, например «канцтовары, стеллаж 2, полка 3». А программа учёта сама укажет вам место, куда нужно разместить товар.

Есть проблемы в расположении и расчёте сырья, нужно ставить его на учёт при поступлении. Если этого не делать, начинаются ошибки при дальнейшем распределении остатков и учёте готовой продукции. Мы каждый день ведём учёт по основным позициям и думаем о том, чтобы вести его по всем поступлениям.

Сергей Семёнов
глава бренда DIN-ART

Регулярно проверять остатки

Продавцу важно всегда знать, какие товары и в каком количестве находятся на его складе. Чтобы актуализировать остатки, нужно регулярно проводить инвентаризацию — пересчитывать все товары в наличии и фиксировать данные в товароучётной программе или таблице, а затем передавать актуальные данные в Маркет, если это необходимо.

При работе по модели FBY (продажи со склада Маркета) достаточно отслеживать, чтобы на вашем складе всегда хранилось нужное количество товаров для отправки на склад маркетплейса.

Если продавец работает по моделям FBS (продажи со склада продавца) и Экспресс (доставка по городу за 1–2 часа), важно следить за остатками в реальном времени, чтобы у вас всегда были актуальные данные и вы были готовы оперативно отправить товар в нужном количестве.

В нашей компании мы отслеживаем остатки. При расхождениях пересчитываем ассортимент, чтобы знать реальное положение дел. Учёт ведём пока в таблице, так как количество позиций не превышает 20.

Сергей Семёнов
глава бренда DIN-ART

Автоматизировать приёмку и сборку

Если на складе размещается большой ассортимент, можно использовать WMS — систему управления складом (Warehouse Management System). Это программа для автоматизации большинства процессов, которые каждый день происходят на складе. Система контролирует перемещение товаров, работу персонала, движение товаров на склад и по территории компании.

Как поможет WMS:

автоматизирует процесс приёмки товаров;
упростит сборку заказов;
снизит количество ошибок при учёте остатков и оформлении документов;
упорядочит документооборот;
ускорит все процессы на складе.

Мы работаем в программе, которую для нас специально разработал программист. Она работает с API Маркета и одновременно контролирует все процессы приёмки и сборки заказов.

В системе можно распечатать требования к заказу: наименование товара, внешний вид, артикул товара, штрихкод и количество. Это нужно, чтобы ориентироваться на складе.

Кроме того, сотрудники, которые упаковывают и собирают заказы, отмечаются специальным сканером по сборке. То есть мы всегда знаем, кто заказ собрал и упаковал.

Мария Курбатова
директор магазина ZooStar

Продумать работу с браком, пересортицей, просроченным товаром

Нужно выделить зону на складе, где будут храниться товары, которые нельзя продать по разным причинам. Хранить их бесконечно не стоит, поэтому важно понимать, как действовать в каждом конкретном случае. Например:

Пересортица: внести изменения в товароучётную программу или вернуть товар поставщику.

Брак: вернуть товар поставщику, для чего нужно подготовить документы, сфотографировать проблему, упаковать товар, согласовать дату возврата.

Некондиция или нарушение упаковки: провести уценку товара, утилизировать или вернуть поставщику.

Товары с истёкшим сроком годности: снять с учёта и утилизировать либо вернуть поставщику.

Раз в неделю мы проверяем остатки на складе, потому что иногда происходит пересортица, брак или случайная порча товаров сотрудниками. Например, работники склада могут задеть мешки с кормом — они рвутся и товар переходит в некондицию. Мы всё равно стараемся реализовать такой товар. Для этого устраиваем акции и продаём его с большими скидками.

Товары с истекшим сроком годности продаже не подлежат. Поэтому мы их утилизируем. Но товар с ограниченным сроком годности можно ещё реализовывать, если следить за этим показателем. Например, наша компания устраивает специальную распродажу товаров, срок годности которых на исходе.